מערכת לניהול החזר הוצאות
נמאס לכם להתעסק עם קבלות מקומטות ודוחות מסובכים?
הכירו את מערכת החזר ההוצאות הדיגיטלית של מקאנו – מצלמים קבלה מהנייד, שולחים ומקבלים החזר בלחיצת כפתור.
חוסכים זמן, נפרדים מהניירת ונהנים מניהול פשוט, נוח ומדויק.
דמיינו את זה: הרים של קבלות מקומטות, דיו דוהה, והמטלה האינסופית של מעקב אחר אישורים וחישובים שלא נגמרים. החזר הוצאות לא אמור להרגיש כמו מסע בתוך מבוך נייר. זה הזמן להיפרד מקבלות הנייר ולעבור למקאנו ולהנות ממערכת החזר הוצאות דיגיטאלית. מקאנו – הרבה יותר משעון נוכחות חלפו הימים של ארונות תיוק וקבלות שלא במקום. עם מערכת ניהול החזר הוצאות דיגיטלית, העובדים יכולים להיפרד מהטרחה של ניהול קבלות נייר. במקום זאת, הם יכולים לצלם תמונות של קבלות באמצעות הסמארטפונים שלהם, לבצע דיגיטציה מיידית של הוצאות ולמנוע את הסיכון לאובדן או נזק כספי.
למה לעקוב אחר הוצאות העובדים? זה יותר מסתם הצלת עצים.
-
מערכת דיגיטלית לניהול החזר הוצאות יכולה להציע מספר יתרונות משמעותיים בהשוואה לניהול ידני או באמצעות מערכות לא דיגיטליות. צירפנו לכאן כמה מהיתרונות העיקריים של מערכת דיגיטלית לדיווח החזר הוצאות:
-
שביעות רצון העובדים: ייעלו את תהליך ההחזר ההוצאות, צמצמו עיכובים וטעיות חישוב ידניות והסירו תסכול העובדים סורקים בקלות באמצעות טלפון הנייד שלהם את הקבלות (ההוצאות ) שלהם. העובדים מקבלים את ההחזר הוצאות אוטומטית לתלוש השכר שלהם
-
ניהול מידע ונתונים: המערכת מאפשרת איסוף, אחסון וניהול נתונים בצורה מרוכזת ונגישה, עקבו אחר הוצאות בזמן אמת, מה שיכול לסייע בניהול פיננסי יעיל יותר.
-
נגישות: קבלות דיגיטליות נגישות מכל מקום ובכל זמן באמצעות מכשירים ניידים או מחשבים, מה שמקל על ניהול ושליחתן למי שצריך
-
ניתוח הוצאות בקליק: המערכת מאפשרת למשתמש לקבל מבט מקיף וברור על הוצאותיו באופן מהיר ונוח, הניתוח בקליק יכול לכלול בין היתר: סיכומים כלליים, תצוגה של סך כל ההוצאות לתקופה מסוימת, כגון חודש נוכחי או תקופה ספציפית. קטגוריות של הוצאות: ניתוח של הוצאות לפי קטגוריות שונות, כגון אוכל, טיסות לחו”ל, בילויים, אוכל, דלק ותחבורה וכו’.
-
תאימות משופרת: הקפידו על עמידה בתקנות הפיננסיות ופשטו את הביקורות באמצעות רשומות דיגיטליות מסודרות.
-
פרודוקטיביות מוגברת: שחררו את העובדים מהזנת נתונים ידנית ושמירת קבלות נייר ואפשרו להם להתמקד במשימות אסטרטגיות. המסמכים ( קבלות) נשמרים ל-7 שנים כך שאין צורך לשמור אותם בהנהלת חשבונות.
-
חיסכון בזמן ומשאבים: אין צורך לארגן ולערוך מעקב אחר קבלות נייר, מה שיכול לחסוך זמן רב ומשאבים בעבודה.
-
שמירה על הסביבה: עליית הדיגיטליזציה תרמה להפחתת השימוש בנייר, כיום עסקים רבים שולחים קבלות בסמס לנייד, כך שהעובד מעלה ישירות מהנייד את הקבלה למערכת, מה שיכול לעזור בשמירה על איכות הסביבה
מודול ניהול החזר הוצאות במערכת שעון נוכחות מקאנו
מערכת שעון נוכחות משולבת החזרי הוצאות מאפשרת כיסוי מלא ליום העבודה עבור מגוון רחב של סגנונות התנהלות יום העבודה.
דיווח כניסה ויציאה בשילוב דרישה של החזר הוצאות על ידי פורטל שירות עצמי שבו הם משתמשים ישירות.
ניתן לצפות בחיווי הדרישה – בקשה להחזר נסיעות, חשבוניות אוכל, שכירות רכב ואפילו טיסה לחול.
החיבור בין החזרי ההוצאות לדיווח השעות הינו טבעי ונוח, כך המנהל יכול לראות את יום העבודה והיכן בוצע.
דוח נוכחות משולב החזר הוצאות משדרג את השימוש במערכת ומאפשר לייתר את השימוש ב״שקיות״
ותהלוכה לעבר משרדי הנהלת חשבונות בארגון.
הצטרפו להצלחה – ותראו את ההבדל כבר בחודש הראשון
- ₪ 1 M+ נחסכים בעזרתנו מידי שנה
- 1 K+ עובדים פותחים איתנו את היום
- 1 M+ שעות יומיות נספרות אצלנו
- 1 K+ שעות עבודה נחסכות מדי יום בזכות מקאנו
אז איך זה עובד?
תחילה יש להיכנס למערכת שעון נוכחות מקאנו בתפריט ראשי יש להקליק על תוספים. בעמוד תוספי המערכת יש להליק על “הוספה” במודול ניהול החזר הוצאות. מעולה, הפעלתם את מערכת ניהול החזר הוצאות במערכת נוכחות מקאנו.
כיצד מדווחים על הוצאה
על מנת לדווח על הוצאה, העובד נכנס למערכת נוכחות מקאנו בכתובת: app.meckano.co.il תחת לשונית “כרטיס עובד” > הוצאות. תפתח לעובד האפשרות לההכניס את כל פרטי ההוצאה: קטגוריה (טיסה, מלון, אירוח, דלק וכו’), תאריך ההוצאה, מספר החשבונית, סכום וצירוף החשבונית.
על מה העובד מבקש החזר הוצאות?
המערכת מאפשרת לעובד לבחור מבין מספר קטגוריות על הוא מבקש החזר הוצאות. החזר הוצאות השכרת רכב, החזר הוצאות דלק, החזר נסיעות, החזר הוצאות ארוחות, ציוד משרדי, טיסות, החזר הוצאות על חניה, לינה במלון ועוד.
שקיפות לעובדים
המערכת מאפשרת לעובדים לראות דוח סיכום הוצאות לפי תאריך החשבונית, מספר חשבונית, קטגוריה תיאור וסכום לפי מטבע. בנוסף ניתן לבצע סינון על פי סוג ההוצאה. בנוסף העובדים יוכלים לייצא דוח אקסל מסודר עם כל פירוט החזר ההוצאות שלהם, כולל סיכום הוצאות לפי סוג המטבע
מערכת ניהול החזר הוצאות – צד מנהל
מנהל המערכת יכול לראות את כל הבקשות להחזרי הוצאות ע”י הקלקה על “דוחות” > > החזר הוצאות. ניתן כמובן לבחור תאריך רלוונטי לתצוגה, ולייצא את דוח באקסל כולל סיכום הוצאות לפי מטבע. בנוסף, ניתן לראות בקשות להחזרי הוצאות לפי עובדים ספציפים, איך עושים זאת? עומדים “בעץ עובדים” על העובד הרלוונטי, בתפריט השמאלי מקליקים על “הוצאות” כך ניתן לראות את כל הבקשות להחזר הוצאות של עובד מסויים ולייצא רק את הדוח הרלוונטי שלו.
ענינו לכם על השאלות החשובות
ניהול החזר הוצאות בצורה ידנית גוזל זמן, יוצר בלבול ועלול לגרום לטעויות. מערכת דיגיטלית לניהול החזר הוצאות מאפשרת מעקב מסודר, שקיפות מול העובדים, דיווח מהיר ונוח – וגם שליטה ובקרה פיננסית טובה יותר. כל זה תורם להתייעלות ולחיסכון משמעותי בזמן ומשאבים.
המערכת מאפשרת לדווח על מגוון רחב של קטגוריות החזר: החזר נסיעות, דלק, טיסות, מלונות, חניה, אוכל, שכירות רכב, ציוד משרדי, ועוד. כל דיווח נשמר בצורה מסודרת ומגובה בענן.
בהחלט. העובדים יכולים לצפות בדוח החזר הוצאות מסודר לפי תאריך, קטגוריה, סכום ומטבע. ניתן גם לסנן לפי סוג ההוצאה ולייצא את הדוח לקובץ Excel.
העובדים מדווחים על ההוצאות שלהם ישירות דרך המערכת – מהמחשב או מהנייד. הם מצלמים את הקבלה, מזינים את הפרטים, והבקשה מגיעה לאישור. אין צורך לאסוף קבלות פיזיות או למלא טפסים ידניים – הכל נעשה בדיגיטל, בקלות ובזמן אמת.
ניהול דיגיטלי מציע: מעקב ובקרה בזמן אמת, דיווח פשוט מהנייד, שמירת מסמכים בענן, תאימות לרגולציות, שקיפות מלאה מול העובדים, ניתוח הוצאות לפי קטגוריות, עובדים או תקופות, יכולת ייצוא נוחה לדוחות אקסל
מקאנו משלבת שעון נוכחות עם מודול החזר הוצאות – כך שמנהל יכול לראות את זמני העבודה של העובד ולצידם את ההוצאות שדווחו באותו יום, לקבל תמונה מלאה ולעקוב בצורה נוחה יותר.
היתרונות כוללים:
חסכון בזמן וטעויות, העלאת קבלות מהנייד, ניתוח הוצאות בקליק, שמירה על איכות הסביבה, נגישות מכל מקום, תאימות לרגולציות, אחסון בטוח של נתונים ל-7 שנים
תקופת ניסיון עם הפיצ’רים
שיתאימו לך ביותר
אפשר לבחור אילו פיצ’רים ישרתו את העסק שלך הכי טוב מלבד שעון הנוכחות
