חישוב שעות עבודה בקלות ובמהירות

חישוב שעות באמצעות מערכת נוכחות חכמה

• הדרך הידועה והישנה בה השתמשו דורות של מנהלים בעבר לטובת חישוב ימי עבודה בחודש לכל העובדים היא, כמובן, באמצעות טבלאות אקסל. עם כל הכבוד למנהלים מאז ועד היום, מדובר בדרך מיושנת, מסורבלת ומועדת לטעויות חישוב גם אם טובה יותר מאשר חישוב בראש או עם דף טיוטה ועיפרון.
  הדרך המתקדמת באמצעותה מבצעים חישוב שעות עבודה חודשיות כיום היא בעזרת מערכת הנוכחות של מקאנו, אשר חוסכת המון זמן וכסף וטעויות מיותרות.
  מערכת כזו משלבת מחשבון שעות עבודה, מחשבון שעות נוספות לעובד שעתי או גלובלי – ומתממשקת עם מערכת השכר.

היתרונות בעבודה עם המערכת של מקאנו

• מקאנו אוספת את דיווחי הנוכחות באופן אוטומטי ללא צורך בהזנה ידנית ומאפשרת לך לבצע הגדרות מדויקות לניתוח שעות העובדים בעבור הסכמי עבודה פשוטים או מורכבים ולא רק כניסה ויציאה. מזינים לתוכה הגדרות כמו שם העובד ופרטיו האישיים ומועד תחילת העסקתו של העובד. בנוסף מקימים ומשייכים במערכת בצורה קלה ופשוטה “חוזה עבודה” באמצעותו מאפשרת המערכת, לבצע חישובי שעות.
  בהתאם להיקף משרות העובדים ולהציג דו”חות מפורטים אותם ניתן יהיה לייצא ישירות למערכת השכר. הגדרת החוזים חשובה כי הם קובעים את האופן שבו נחשב את השעות לחישוב(תשלום). נציג לכם דוגמא, בחוזה חישוב השעות נקבע את הבאים:

• עבודה ב-5 ימים או 6 ימים

• שעות רגילות ביום – כמות שעות וכניסה לשעות נוספות

• שעות נוספות – אחוזים וחלוקה

• טיפול בשעות בימי שבת וחג – גמול שעות וטיפול בשעות נוספות בהתאם ל-42 שעות שבועיות

• מה קורה במקרה של חוסר

• התנהגות במקרים בהם יש איחור או הקדמה(עיגול שעות)

• שעות חריגות לאישור

• חובת מסמכים בעת עדכון ימי מחלה

• אי הצגת חוסר בימי חופש

• חישוב שעות עבודה, מקור תמונה: מערכת מקאנו

• כל אלה יעשו את העבודה החשובה באופן מדויק ללא מגע יד אדם וללא טעויות.
  הגדרה חד פעמית – תחסוך זמן ותאפשר למעסיק לעמוד בדרישות החוק.
  לאחר ההגדרה הראשונית של חוזי העבודה המנהל בוחר את העמודות הרלוונטיות לדו”חות שיופקו על ידי המערכת, ביניהם שעות החיסור, איחורים, שעות עודפות כגון: 120%, 150% שעות שבת, שכר שעתי ותקנים, וכן את טבלאות הסיכום שיופיעו בסיכום הדוחות.
דיווח שעות איכותי ומתקדם מאפשר לשלב שדות שונים לא הגבלה, לשמור את התבנית הרצויה וכמובן לערוך אותה בקלות בכל עת. להפיק דוחות מתוזמנים וסט התראות לתרחישי עבודה.
  בנוסף, ניתן להגדיר את ימי העבודה הרלוונטיים ולהתעדכן באופן שוטף במצבת העובדים, לרבות דיווח על חיסורים וימי היעדרות.

• חישוב שעות עבודה, מקור תמונה: מערכת מקאנו

הנה מספר דוגמאות לשימושים רווחים במערכת שעון נוכחות חכמה:

• צפייה בדוחות נוכחות עדכניים ועבריים

• דיווח על ימי מחלה, מילואים חופשה ועבודה מהבית

• חישוב שעות נוספות לעובד שעתי

• הכנסת הערה לדו”ח

• שליחת התראות ותזכורות לעובדים לגבי החתמת נוכחות ונושאים נוספים

• הצגת התראות למנהלים אודות איחורים, חריגה בשעות נוספות, אי דיווח נוכחות ועוד

• הגדרת נגישות למידע למנהלי צוותים, מחלקות ואגפים

• אישור ימי חופשה ואירועים אחרים

• פתיחת הרשאות לעובדים והגבלתן

כיצד מעסיקים יכולים לנהל ולעקוב במדויק אחרי שעות העבודה של העובדים:

• מעקב מדויק אחר שעות העבודה חיוני לניהול תקין של העסק ולמניעת טעיות בהכנת שכר וניהול פרודוקטיביות. הנה כמה שיטות עבודה מומלצות למעסיקים:
הגדירו מדיניות ברורה של דיווח נוכחות: קבעו הנחיות וציפיות ברורות והבטיחו שהעובדים מבינים אותם.
השתמשו במערכות נוכחות חכמות: הטמיעו שעוני נוכחות או אפליקציית נוכחות אמינות המאפשרות לעובדים לדווח נוכחות בקלות ובצורה מדויקת ונוחה.
השתמשו בהתראות אוטומטיות, הם יעזרו לכם לפשט את תהליך המעקב אחר שעות הנוכחות של העובדים ולהבטיח שהמנהלים יידעו על כל שינוי בזמן אמת.

לסיכום – חישוב שעות העבודה באמצעות מערכת או אקסל?

• מערכת נוכחות חכמה היא פתרון מתקדם, מהיר, יעיל ופשוט שיחסוך לכם המון כסף ויאפשר התייעלות משמעותית בהפקדת הדוחות החודשיים לעובדים. במערכת נוכחות מקאנו קיימים מספר חוזי עבודה מוגדרים מראש ומוכנים לשיוך ללא שום צורך בשינוי בנוסף ניתן לערוך ולהגדיר את החוזים לפי הצורך של ארגון שלך ובהתאמה אישית לכל עסק
רוצים הדגמה על מערכת שעון נוכחות שלנו, השאירו את הפרטים שלכם, והמומחים של ‘מקאנו’ ישמחו לחזור אליכם בהקדם, להעניק לכם ייעוץ מקצועי ללא עלות או התחייבות ולהתאים עבורכם את מערכת הנוכחות החכמה המושלמת לצרכי העסק.