אוטומציות שעובדות בשבילך: הדובדבן שבקצפת במערכת שעון הנוכחות

היא שכחה לעדכן ששעת ההנקה שלה נגמרה... ואתם? המשכתם לשלם לעובדת שעת היעדרות בתקן השעות במשך שבועיים, ובכך הפסדתם לפחות 400 שקלים החודש בלי לשים לב...
נשמע מעט? תכפילו את זה במספר הפעמים שזה קרה, ובעוד פעולות "קטנות" כאלו שאתם או העובד/ת שלך שכחתם לעדכן.
אם תקראו את המאמר עד הסוף, תגלו איך תהפכו את העסק שלכם למכונה משומנת שמשתמשת באוטומציות פשוטות וחכמות שיחסכו לכם כסף ויפחיתו לכם הרבה כאב ראש.

ישבנו לשיחה עם חן בן שבת, כלכלנית ובודקת שכר מוסמכת ומייסדת בית הספר למעסיקים, על אוטומציות במערכת שעון נוכחות, וזה מה שהיה לה להגיד בסוגייה.

מערכת שעון נוכחות, הרבה יותר מכניסה ויציאה

נתייחס היום ל-3 אוטומציות חשובות:

1. שעת הורות/ הנקה - הטבה הניתנת ליולדת/ בן זוגה של היולדת המועסקת במשרה מלאה או לפחות 174 שעות בחודש. ההטבה מאפשרת לעובדת להיעדר שעה אחת ביום, ללא ניכוי מהשכר במשך 4 חודשים מתום חופשת הלידה המוגדרת בחוק.
אבל איך עוקבים אחרי זה? למי יש זמן להתחיל לשים תזכורות ביומן כדי לא לשכוח? 
תכירו את אוטומציית פקיעת תוקף > באוטומציה הזו אתם יכולים פשוט להגדיר במערכת שעון  נוכחות (המאפשרת זאת) מהם תאריכי תחילת וסיום ההטבה, וההטבה פשוט תפקע לבד בתאריך הסיום. בלי שהייתם צריכים לזכור בכלל!!! מטורף.

2. שעות נוספות שבועיות - על פי החוק, מותר להעסיק עד 16 שעות נוספות שבועיות. תתפלאו, אבל מהסקר שעשיתי הרבה בכלל לא ידעו זאת.
הבעיה היא כמעסיק, שאין לכם שליטה ומשאבים איך לבדוק זאת, ואתם פשוט מפספסים הפרה שמשמעותה קנס בעת ביקורת של משרד העבודה.
מומלץ לייצר במערכת הנוכחות התראה כי כאשר עובד חצה את ה-16 שעות נוספות > מיד אתה מקבלים התראה למייל או כהודעת SMS ובכך להשיג וודאות עקבית יומיומית.

3. העסקה בחול המועד- נתתם לעובדים הטבה לעבוד יום מקוצר בחול המועד ולפעמים הם עובדים יותר שעות מההטבה? הנה אוטומציה שכדאי לכם להטמיע במערכת הנוכחות שתחשב לך אוטומטית את שעות העבודה בפועל מול ההטבה בכדי שלא תשלמו לעובדים שעות נוספות שלא לצורך.
ניקח לדוגמא עסק שתקן יומי שלו הוא 8 שעות ליום והחלטתם להטיב עם העובדים שכל מי שיעבוד 5 שעות ביום > ישולם לו יום תקן מלא של 8 שעות. כלומר, ההטבה היא 3 שעות ליום שהעובד מקבל שכר ללא עבודה בפועל.
עכשיו יכולים לקרות 2 דברים שאתם צריכים להחליט לגביהם ולגבות את עצמכם בהגדרות מערכת הנוכחות בכדי שלא תעבודו הרבה שעות אחר כך בתום החודש בחישובים ארוכים על דוח הנוכחות:
> תנאי להטבה- אם העובד לא עבד 5 שעות בפועל> הגדירו למערכת שלא תינתן הטבה והמערכת תתייחס ליום הזה כיום רגיל עם שעות היעדרות.
> שעות נוספות- נניח והעובד עבד 6 שעות ולא 8> מניסיון שלי, מעסיקים משלמים את השעה הזו כשעה נוספת שלא לצורך. הרי נתתם לעובד הטבה להשלמת שעות העבודה ל-8 שעות ולכן השעה הזו תשולם לו כשעה רגילה ואפשר להגדיר גם את זה במערכת נוכחות. 

אבל שימו לב! במקרה הזה, אם כמעסיק החלטתם לצ'פר את העובד כי עבד שעה מעבר להטבה ואתם רוצים לשלם לו שעה זו כנוספת- זו החלטה שלכם ומדובר בהטבה. כך שיש פה כפל הטבות ואני תמיד אומרת- נתת הטבה? תשקפו לעובדים. שום דבר לא מובן מאליו.
אני מקווה שהמילים שלי עוררו אצלכם את גלגלי החשיבה והרצון להתחיל להשתמש פשוט באוטומציות במערכת שעות הנוכחות כאפיק השקעה עבורכם, אגב אפיק פשוט לגמרי ולא מצריך ממך הרבה זמן או כסף. בעזרת אוטומציות אתם מייצרים לכם שקיפות מול העובדים, וודאות שאתם מתנהלים על פי חוק ושליטה בהוצאות השכר בעסק והקטנת חשיפה לביקורות ותביעות עובד.

התראות אוטומטיות ששומרות עליך כמעסיק

מערכת שעון נוכחות מקאנו כוללת בתוכה מודול ניהול התראות המפאשר לכם המעסיקים לנהל את העסק שלכם בצורה שקטה, ניתן לבחור לקבל את ההתראות למייל או בסמס, ניתן לבחור מי מצוות הניהול יקבל את ההתראה, מתי ובאיזה תדירות. בנוסף ניתן לתזמן התראות אוטומטיות לעובדים כאשר הם מבצעים חריגה מהתקן או משעות נוספות המותרות בחוק וכמובן אם לא ביצעו כניסה או יציאה בשעון נוכחות.

בונוס קטן 

ואם הגעתם עד פה, יש לחן משהו חשוב לספר לכם, תכירו את התלוש הכי הכי חשוב בתקופת העסקה שלכם מול העובד- מצליחים לנחש?
מדובר בתלוש גמר חשבון. התלוש שהעובד, בצדק, "חופר" בו הכי הרבה ואפילו משווה עם חברים אצל מי התלוש יותר שמן. בתלוש גמר חשבון העובד מצפה לקבל בומבה של כסף. הוא יודע שהוא צריך לקבל ככל הנראה פיצויים וסיפרו לו שזה הרבה כסף. העובד כבר מדמיין את החופשה שלו מהכסף שיקבל בתלוש וכשהוא מתאכזב הוא מתחיל לפנות לגוגל ולראות מה האופציות שלו- תלונה בחינם במשרד העבודה, אולי עסקה עם עורך דין על בסיס הצלחה כדי שיוציא ממך כמה שיותר...
מניסיון של חן, זה התלוש בו אתם צריכים להיות הכי הרבה בשליטה כמעסיקים, לבצע בקרה ולסגור עם העובד מעגל בצורה נקיה. בדיוק בשביל זה, ודווקא עכשיו בעת המלחמה שיש גל של סיום העסקת עובדים, יצרה חן עבורכם את קורס "אפקט הפרפר"- אסטרטגיית גמר חשבון לעובד. בקורס היא מלמדת אותכם את כל השלבים שצריכים להיות בגמר חשבון:
החל מהליך הפיטורין/ התפטרות, איך צריך לחשב ימי הודעה מוקדמת וכמה אתם צריכים לשלם לעובד אם לא בא לכם שיבוא יותר לעבודה, ותבינו איך צריך לשלם פדיון ימי חופשה ובמה הנוסחה תלויה.
רוצים לשמוע יותר על הקורס חפשו בגוגל "אפקט הפרפר חן בן שבת"

יש לכם שאלות על אוטומציות במערכת נוכחות? המומחים שלנו מחכים לכם, השאירו כאן פרטים ונחזור אליכם בהקדם

מקאנו הרבה יותר משעון נוכחות – לפתיחת מנוי ניסיון חינם לחצו כאן