למה לקרוא אם אפשר להאזין?

לבעלי עסקים ומנהלים רבים אובדן זמן הינה בעיה גדולה, אשר גורמת להם להפסיד אלפי שקלים כל חודש ואף יותר,
הבעיה עוד יותר גדולה בחברות גדולות עם מאות עובדים ויותר. אך לעיתים קרובות בעלי עסקים לא שמים לב לנושא
בגלל מעקב לקוי אחר שעות הנוכחות, הסחות דעת ועוד גורמים נוספים.

על מנת שתוכלו לזהות את הגורמים המרכזיים שגורמים לבזבוז זמן בעסק שלכם, אתם צריכים לנתח את
העסק שלכם. לרוב ישנן חמש סיבות מרכזיות שגורמות לאיבוד זמן במקום העבודה.

קצת סטטיסטיקה

לפני שנדבר על הדרכים בהן ניתן לפתור את הבעיה, בואו קודם כל נבין מה הבעיה. הנה כמה נתונים על בזבוז זמן בעבודה כדי שנוכל לעמוד על חשיבות הנושא:
לפי מחקרים רק 60% או פחות משעות הנוכחות בעבודה מושקע באופן פרודוקטיבי בעבודה עצמה.
שלוש סיבות עיקריות לכך הם מיילים, פגישות/ישיבות והפרעות. בנוסף מחקרים מראים שעובדים מבזבזים כ – 1.5 שעות בכל יום וזה לא כולל את הפסקת הצהריים.
מהמספרים ניתן לראות, איבוד זמן בעבודה הינה בעיה אמיתית שקיימת יותר ממה שבעלי העסקים חושבים.
וזה עולה המון כסף לעסקים ולחברות, אז איך ניתן להקטין את בזבוז הזמן בעבודה?

מיילים והודעות מיידיות

דואר זבל: לעיתים רבות ישנה כמות גדולה של הודעות דוא"ל קבועות שמגיעות מדיוורים קבועים או לא רלוונטיים שהעובד צריך לעבור עליהן ולסנן
מתוכן את ההודעות החשובות שנשלחות מהלקוחות. כמות הדואר שמתקבלת אינה גזירת גורל אלא היא תוצאה של נוהלי דוא"ל לקויים או לא יעילים בחברה.
(אם כי לעיתים ישנן סיבות נוספות לכך).
מיילים ישנים: כחלק מהעבודה על המיילים העובדים נדרשים להגיב על הודעות שנשלחו לפני זמן רב והם מבלים זמן ארוך כדי לאתר
את המייל הנכון - כל הפעולות הללו גוזלות זמן יקר של העובד ומזמנים לו הסחות דעת כתוצאה מקטיעת חוט המחשבה הנובע ממעבר
בין המשימות והמיילים החדשים שנכנסים כל הזמן. הודעות מיידיות: שימוש בשירותי הודעות מיידיות והתראות טלפון (כמו ואצאפ) הופכת את התקשורת
בין העובדים לקלה ונגישה יותר, ויעילה במיוחד עבור צוותים העובדים מרחוק. אך גם בדרך התקשורת הזאת ישנן כשלים רבים. עובדים רבים נוטים לבלות
זמן רב בבדיקה והשבה להודעות מיידיות, הגורמת לאובדן זמן רב.
פתרון: ההמלצה שלנו היא להעריך מחדש את המדיניות, הנהלים, וההנחיות הנוכחיים של שליחת הודעות דוא"ל ולגבש אסטרטגיה יעילה יותר.
הגדירו מסגרות זמן ספציפית לתקשורת לא חיונית ופתיחת פרוטוקולים לתקשורת חיונית במהלך היום. בדרך הזאת ניתן לייעל את זמן העבודה
של העובדים. כך העובדים יוכלו לתעדף מיילים והודעות ולהפוך פרודוקטיביים יותר.

פגישות ארוכות

פגישות עבודה הן כלי חיוני בהתנהלות העסק לסידור נכון של המשימות העומדות על הפרק, מעקב אחרי ביצועים, תיאום מאמצים וכו' עם זאת ריבוי פגישות
עלול להוביל לבזבוז עצום בזמן העבודה. שכן חברות רבות קובעות הרבה פגישות שמסיתות את תשומת ליבם של העובדים מהמשימות היומיומיות
וגורמות לחוסר פרודוקטיביות והסחות דעת.
מומחים לאסטרטגיית ניהול זמן מסבירים: במקרים רבים שפע של פגישות הן ביטוי לשליטה של המנהלים בעובדים ובנסיונות לווסת את העובדים
למשימות הרלוונטיות. אך בפועל הן גורמות למרמור בקרב העובדים כתוצאה מאורך וריבוי פגישות מיותרות ובמקביל מרגישים שלא ניתנת להם אוטונומיה
מספיקה להחליט בנושאים שתחת הגדרת תפקידם.
לפגישות רבות יש נטייה להימתח בקלות, לעיתים בגלל שהעובדים ממשיכים לדבר על נושאים שאינם קשורים לעבודה בתחילת או בסוף הפגישה,
במקרים רבים, עובדים נמנעים מעשיית עבודתם כדי להשתתף בפגישה ארוכה או מיותרת.
פתרון: כדי להימנע מבזבוז זמן יקר בפגישות עליכם לשקול אילו חלופות תוכלו ליישם במקום פגישות. בנוסף אתם יכולים להחליט
לקיים פחות פגישות ולתת לעובדים לקבל יותר אוטונומיה במשימות יומיומיות שלהם. ההמלצה שלנו: הסתמכו יותר על תקשורת דיגיטלית
כדי לארגן משימות, ולעקוב אחר ביצועי העובדים.

חוסר מעקב אחר משימות ופרויקטים

סיבה נוספת לכך שחברות ממשיכות לבזבז זמן היא כתוצאה ממעקב לקוי אחר משימות ופרויקטים. כאשר אין מעקב אחר העובדים בביצוע משימות מסוימות,
לא ניתן לדעת האם משימה מסוימת לוקחת להם יותר מידי זמן או פחות, מה שמוביל לפרודוקטיביות נמוכה וירידה באיכות. פתרון נוח למעקב אחר משימות
הוא השימוש באפליקציית שעון נוכחות הכוללת ניהול משימות. כך עובדים יכולים בקלות לדווח כניסה ויציאה, כמה שעות עבדו על כל משימה ומשימה
והשעות מחושבות באופן אוטומטי, והדוח נגיש לכולם וכך ניתן לראות איזה משימה לוקחת יותר זמן, איזה עובד לא פרודוקטיבי ועוד.
שעון נוכחות יעזור גם לנהל את שעות העובדים טוב יותר, אחד הכלים המאוד פופולריים במערכת וכל מעסיק היה רוצה לקבל את המידע הזה,
הוא דיווחים והתראות. ההתראות מתקבלות בנייד או במייל של המעסיק ומתריעות הן על חריגות במערכת שהוגדרו על ידי המעסיק,
לדוגמה אם עובד חרג ממכסת השעות, או כאשר עובד החתים נוכחות מוקדם יותר ממה שהוגדר במערכת.

עבודה על כמה משימות במקביל

בעוד ריבוי משימות עשוי להיראות כמו הדרך המושלמת להשלים כמה שיותר משימות בפרק זמן מוגבל, עובדים רבים נוטים לבצע משימות שגרתיות שחוזרות
על עצמן תוך כדי ביצוע משימות חשובות ודחופות, סביר להניח שעובד ישקיע מאמץ חלקי במשימות כאשר הוא מנסה לבצע שתי משימות או יותר בו זמנית.
המשמעות היא שעובד יקח זמן רב יותר להשלים כל משימה והתוצאות עשויות להיות באיכות ירודה.
ההמלצה שלנו:
נסו לארגן את היום של העובדים שלכם באופן שיצריך מהם להתמקד במשימה אחת בכל זמן נתון. כך הם יוכלו לבצע את המטלות שלהם מהר יותר ובאיכות גבוהה.
התמקדו במשימות החשובות ביותר. הרגילו את העובדים להתמקד במשימה בודדת כדי לבצע אותה מהר יותר. ניתן לבצע משימות שגרתיות בצורה אוטומטית
כדי לאפשר לעובדים להתמקד בעניינים החשובים יותר.

הימנעו מבזבוז זמן מהסחות דעת אישיות

לסיום: ישנם הסחות דעת נוספות שיכולות לגרום לעובדים לבזבז זמן בעבודה. הסחות הדעת הללו הן בדרך כלל אישיות בטבען ומגיעות בשלוש צורות עיקריות:

שיחות עם עמיתים: יש עובדים שנוטים להיות דברניים במיוחד שינסו לייצר שיח בכל הזדמנות במהלך העבודה.
גלישה במדיה החברתית: בדיקת מדיה חברתית בהפסקות היא בסדר, אבל זה יכול להפוך לבעיה אמיתית כאשר עובדים עושים זאת כשהם צריכים לעבוד.
לרוב זו תוצאה של התמכרות למדיה חברתית, וכמו ריבוי משימות, ניתן וצריך לשבור את ההרגל הזה.
קניות מקוונות: בדיוק כמו מדיה חברתית, קניות מקוונות יכולות להיות די ממכרות. חלק מהעובדים ירגישו צורך לדאוג לצרכי הקניות שלהם בזמן העבודה,
ולכן יש צורך להזכיר להם שזה לא הזמן המתאים להתעסק בעניינים כאלה.

בסופו של דבר, יש לטפל בבזבוז זמן והפסד בחברה שלכם, במיוחד אם אתם מגלים שמדובר בבעיה משמעותית. השתמשו בטיפים במאמר זה
כדי לעזור לכם ליצור את האסטרטגיה המתאימה לכם לניהול זמן. עם כלים נכונים, העובדים שלכם יכולים להפוך לעובדים פרודוקטיביים יותר
שמארגנים את יומם בצורה חכמה ומבינים את החשיבות של מעקב אחר זמן.

רוצים לנסות את המערכת שלנו? הרשמה קצרה ללא צורך באמצעי תשלום ותתחיל לעבוד היום! לפתיחת מנוי ניסיון לחצו כאן >>
מוזמנים גם לפנות למומחים שלנו בטלפון 0737-969270