10 מגמות בניהול תפיסת עובדים לשנה החדשה

הרבה שינויים מתרחשים בעולם העבודה, האם זה דור העובדים שמביא איתו רצונות שונים ממה שהיו ההורים שלנו? פערים בין דוריים דור X,Y,Z?
האם זו הקורונה שאילצה מעסיקים רבים לבצע שינויים שמצאו שלא רק שהם לא רעים, אלא אפילו יכולים להיות טובים ולתרום ליעילות?
אופי העבודה משתנה בכל עת, העובדים עצמם שונים אלפי מונים מהעובדים של עשור קודם.
אז החלטנו לסכם 10 מגמות ושינויים בתפיסת העובדים לשנה החדשה.

פרטיות ומידע אישי

כמי שחיים און ליין, אנו מבינים את הסכנות שברשת האינטרנט כמשתמשים פרטיים וגם כמעסיקים.
לא מעט חברות נפגעו בשנים האחרונות ממתקפות סייבר בהן מידע על עובדים ולקוחות נגנב.
מעסיקים מבינים, שחובה לבצע מהלכים לשמירה על המידע של העובדים לא פחות מהמידע של הלקוחות.
שמירה על פרטיות העובדים מתאפיינת בעיקר בעבודה במערכות מאובטחות בהגבלת גישה למורשים בלבד למסמכים ומידע אישי על העובדים.
הכנסת נהלי עבודה ומידור פרטים אישיים למחלקות האחראיות על פרטיהם של העובדים כמו משאבי אנוש ושכר.
גם באופי ההתנהלות של העובדים עצמם כמו אבטחת מידע בסיסית בתפעול מחשב, תקשורות עם גורמים מחוץ לאירגון ועוד.

ניהול ישיר

חברות בעיקר הגדולות שהן, מכניסות מנהלים בדרגי ביניים וראשי צוותים על מנת לאפשר ניהול ממוקד יותר, הן ברמת השטח, בפניות וזמינות לעובדים.
פחות ופחות נראה מנהל אחד גדול על עשרות עובדים מבלי שיהיו תחתיו מנהלי צוותים.
ניהול ברמה מדורגת כזו מאפשר לעובד בקצה מענה מהיר יותר כשנדרשת החלטת מנהל, הקרבה הפיזית מאפשרת שיח קרוב יותר עם הממונה עליו כאשר זה, יותר פנוי להקשבה מפאת גודל הצוות.
עבודה בצוותים קטנים יוצרת חיבור וגיבוש גם בין העובדים וגם מקצרת את המענה המיידי שעובד זקוק לו כמעט בכל אספק ביום העובדה שלו ואף מחוצה לו.
בעבודה קרובה מנהל יכול לזהות קשיים ואתגרים אצל העובד, להציע פתרונות, אם בהכשרה, בסיוע של חבר צוות נוסף ואף עזרה ברמה האישית שתוריד לחץ מיום העבודה של העובד.
באופן זה, אנחנו מקבלים עובדים רגועים יותר, שיודעים שיש להם למי לפנות ושבמרנית המקרים המענה יהיה מהיר, נטול בירוקרטיה וסרבול.

אוטודידקט

חברות עם נכסי מידע רבים והכשרות מקצועיות שצריכות להגיע לעובדים, עוברים ללמידה המתבצעת באופן עצמאי באמצעות מערכות למידה ומאגרי מידע פנימיים של החברה.
כל המידע מאורגן ומועבר לעובדים באופן מבוקר, מוסדר וערוך. נחסך זמן רב של מנהלים שצריכים להכשיר את העובדים ולחפוף אותם בעבודתם.
האירגון יכול לעקוב אחר התקדמות ההכשרה, לזהות מקומות של חולשה ולתת שם דגש וחיזוק לעובד.
באופן זה המידע נשמר באירגון ולא תלוי בעובדים ותיקים שיעבירו את התוכן לעובדים חדשים, הכשרות וחפיפות יכולות להתקיים בכל עת ולא רק בזמן קליטת עובד לאירגון.

קשר אישי

כחלק מהעבודה בצוותים קטנים יותר, מתחזק הקשר האישי בין המנהל לעובדים.
עבודה בקבוצות קטנות וממוקדות תורמת לחיבור בין העובדים ומעלה את תחושת השייכות, הגיבוש, המורל והחיבור למקום העבודה.
אירגונים רבים דואגים לבצע מעת לעת אירועים הן ברמת החברה והן ברמה הצוותית לגיבוש העובדים מתוך הבנה עמוקה שככל שהעובד ירגיש טוב יותר במקום העבודה ויהיה לו כיף להגיע, כך הסיכוי לנטישה יורד.
תחושת השייכות היא אחד מהגורמים החשובים בשימור עובדים ומניעת נטישה. בשמירה על קשר אישי המנהל יכול לזהות תחושות שליליות אצל העובד לפני שיהיה מאוחר מידי ויחפש את המקום הבא.
ביחס אישי, שיחות פתוחות ניתן מקום גם לרווחת העובד לשאיפות המקצועיות שלו וגם קידום העבודה השוטפת ופרוייקטים קיימים ועתידיים.

חיבור צוותי אירגוני

תקשורת ארגונית ופורטל חברה מאפשר לעובדים להתנהל עם פיד פנימי, להיות מעודכנים בכל מה שחדש וקורה בארגון.
לקבל הודעות אישיות, צוותיות וברמת חברה.
התנהלות בתוך פורטל חברה יוצר חיבור צוותי וכלל חברתי וחיבור לערכי הארגון.
זה המקום של האירגון לעדכן מה מתחדש, לחשוף בפני כלל העובדים פרוייקטים מיוחדים של עובדים והכרה בפועלם, לחבר לערכי הארגון כמו חשיפה של פעילות הארגון מעבר לפרוייקטים של העבודה, לדוגמה: התנדבות עם אוכלוסיות חלשות בחברה, קיימות ומחזור, הענקת מלגות לסטודנטים ועוד.

איזון בית עבודה

כמה מחקרים היו בנושא, כמה חשוב שעובד יוכל "להתנתק" ממקום העבדה בשעות הפנאי שלו על מנת למלא מצברים, לרוקן את הראש כדי שיוכל להגיע חזרה לעבודה באנרגיות מחודשות לעשייה.
שחיקה במקום העבודה, כאשר אין הפרדה בין הזמן האישי של העובד לזמן שלו בעבודה יכול בבוא העת לעלות לאירגון הרבה יותר כאשר העובד יבצע טעויות ויהיה פחות פרודוקטיבי.
מקומות עבודה מבינים את החשיבות ומאפשרים לאבות לצאת יום בשבוע מקודם כדי להיות עם הילדים אחר הצהריים, עבודה במתכונת היברידית בה העובד מנהל לעצמו את היום.
אם העבודה לא מחייבת שעות זמינות קבועות ללקוחות אז גם גמישות בשעות ופחות שיטת 09:00-17:00.

שקיפות ביצועים

העבודה ההיברידית וניהול עובדים מרחוק, מצריכה מהמנהלים והעובדים לעבוד בשקיפות, במערכות לניהול משימות ופרוייקטים.
ניהול הזמנים בשקיפות מאפשר למנהלים לדעת על מי עובד על מה, קצב התקדמות והישגים.
ישנן לא מעט מערכות שעוקבות אחר התקדמות משימות ופרוייקטים מדידת ביצועים ושווי פרוייקט.
מעקב אחר ביצועים בשקיפות מול העובדים מדרבן לעשייה וסגירת משימות פתוחות.

ידע רוחבי לעובד

חיבור העובדים לפרוייקט הצוות, תצוגה לכל עובד היכן הוא בקצב התקדמות המשימות האישיות והצוותיות.
כיצד הוא וחבריו לצוות תורמים להתקדמות הכללית של הפרוייקט ועדכון על צוותים מקבילים שומרת על קצב ההתקדמות ושקיפות לכל רוחב הארגון.
עבודה בצוות תוך כדי שעובד יותר איך עבודתו וסיום המשימה שלו תתרום לקידום המשימה הצוותית מדרבנת ומעודדת את כולם לדחיפה קדימה ועשייה.
חשיפה לצוותים אחרים יכולה גם לעודד החלפת רעיונות ופתרונות חוצי אירגון. 

ידע אופקי

חשיפת העובדים למטרות החברה, יעדיה וחזונה הם הבסיס להרגשת החיבור בין העובדים למקום העבודה והרגשת שייכות.
כשהעובדים יודעים את מטרות הארגון ומבינים כיצד הם יכולים להשפיע על ההתקדמות לקראת השגתן, מאפשר לעובד להרגיש נחוץ ובעל ערך אמיתי לצמיחה של הארגון.
כלל העובדים מהראש ועד אחרון העובדים, צריכים לדעת מה מטרות החברה, תהליך העבודה כולו מושפע מעובד הקצה שפוגש את הלקוח ברצפת השירות או בזום ועד לסמנכ"לים.

אמצעי החתמה ונוכחות

ניהול שעות העבודה בארגון והתאמת אמצעי הדיווח לפי אופי העבודה הוא צורך נדרש.
אירגונים רבים עברו לעבוד עם מערכת נוכחות המאפשרת את ההתאמה הנכונה לכל עובד וניהול השעות ההיעדרויות ברמת מנהל צוות.
גמישות עבודה מכל מקום ובכל זמן, בכל אזור אזור זמן על הגלובוס, שקיפות דוחות נוכחות מול עובדים ובמיוחד מערכת קלה לתפעול ואינטואיטיבית למנהלים ולעובדים.
החתמת נוכחות לעובדים מהבית, משרד, שטח ומציאת פתרונות לפי הצורך, מיקום החתמה, השלמות אוטומטיות, ניהול פנקס חופשות, משמרות, חישוב נסיעות יחסי ועוד.