שעון נוכחות לעסק

האם עסק קטן (עד כ-10 עובדים) או בינוני (מעל 10 עובדים) צריך שעון נוכחות? הרבה בעלי עסקים קטנים חושבים שממש אין צורך. הרי רוב הזמן הם נמצאים בעסק ויכולים לראות מה קורה, איזה עובד איחר, מי נעדר ומי יצא מוקדם. כשיש מספר בודד של עובדים אפשר לנהל את הרישומים באופן ידני.

את התשובה הזאת אנחנו שומעים לא מעט, לא שאנחנו חושבים שאי אפשר לעקוב אחר שעות העבודה באופו ידני ועל סמך הזיכרון, אלא, שדווקא בתחום הזה החסרונות גוברים על היתרונות ברישום ידני.

שעוני נוכחות הפכו בשנים האחרונות למוצר נפוץ למדי במקומות עבודה מגוונים, בכל רחבי העולם וגם אצלנו בישראל. שעונים אלה נועדו לתעד את הזמן המדויק שבו עובדים מתחילים ומסיימים את העבודה, ומאפשרים למעסיקים לעקוב במדויק אחר נוכחותם ולחשב את שכרם.

בעל עסק קטן או גדול שצריך לפקח על כל ההתרחשות בעסק בעצמו. ניהול רישום הנוכחות ומעקב באופן ידני,  גוזל זמן יקר ומשאבים מרובים. כיום קיימים פתרונות טכנולוגיים שהופכים הרבה תהליכים ידניים לאוטומטיים ועבודה שהיתה מבוצעת במשך ימים ושעות, מתבצעת בלחיצת כפתור.

מהו שעון נוכחות?

שעון נוכחות הוא מכשיר אלקטרוני המשמש מעסיקים לתיעוד הזמן שבו עובדיהם מגיעים למקום העבודה והולכים ממנו. הוא עוקב אחר המספר המדויק של שעות העבודה של כל עובד, ומשמש לאחר מכן לטובת חישוב שכרם.
שעוני הנוכחות יכולים להיות מכשירים פיזיים או לחלופין תוכנות דיגיטליות, שמאפשרות לעובדים להתחיל ולסיים לעבוד דרך אפליקציה ייעודית או פורטל מקוון, אך עדיין, גם השעון הפיזי וגם המקוון יענו על אותו הצורך.

מדובר בכלי חיוני לכל עסק עם עובדים. הוא לא רק עוזר לעקוב במדויק אחר שעות העבודה ולמנוע "גניבת זמן", אלא גם מספק נתונים יקרי ערך שניתן להשתמש בהם כדי לשפר את פרודוקטיביות העובדים. כל אלה הופכים את שעון הנוכחות למוצר הכרחי כמעט עבור כל המעסיקים.

למה כל עסק (קטן או גדול) צריך אותו?

ראשית, במדינת ישראל יש חוק המחייב על כך.
תיקון 24 לחוק הגנת השכר, מחייב את המעסיק לנהל רישום שעות עבודה של העובדים ושמירה ל-7 שנים. במידה והשעות נרשמות באופן ידני, על העובדים לחתום בסוף כל יום עבודה על דוח הנוכחות שלהם. החתמה באמצעות כלים טכנולוגיים לא מחייבת חתימה ואישור יומיומי של העובד על דוח השעות שלו.
מעסיק שלא מבצע רישום לפי הוראות החוק, צפוי לקנסות כבדים.

שנית, כלי ניהול.
שמענו כבר המון מעסיקים שאומרים, אני רוצה רק רישום כניסה-יציאה, לא צריך את כל המערכת.
אנחנו מבינים לגמרי וחושבים שיש עסקים קטנים שזה בהחלט מספיק להם, אבל רק בגלל שהם לא יודעים מה התועלות והיתרונות שיש למערכת שעון נוכחות לתת להם.

כלי ניהול השעות מסייעים למעסיק בניהול השוטף של שעות העובדים ובצמתי קבלת החלטות בתחום.

כיום כמעט כל עסק עם עובדים זקוק לשעון נוכחות, משום שהוא עוזר לייעל את תהליך השכר, ומבטיח לעובדים פיצוי מדויק על עבודתם. ללא שעון נוכחות, מעסיקים נאלצים לחשב ידנית את שעות העבודה של כל עובד, מה שיכול להיות תהליך שלוקח זמן רב ואף מזמן לא מעט שגיאות.

יתר על כן, שעון הנוכחות מספק גם תיעוד מדויק של נוכחות העובדים, דבר שיכול להיות חשוב למטרות פרודוקטיביות. מעסיקים יכולים להשתמש בנתונים שנאספו על ידי שעון הזמן כדי לזהות מגמות בנוכחות עובדים, וכדי להבין אם יש בעיות שיש לטפל בהן.

השעון יכול גם לסייע במניעת "גניבת זמן", המתרחשת כאשר עובדים ממלאים שעות אחד עבור השני באופן אנלוגי, או מתמרנים את השעות שלהם באופן עצמאי, כדי לקבל יותר שכר, תוך כדי שהם מרמים את מעסיקם ולמעשה גונבים ממנו. שעון זמן עם אימות ביומטרי, כגון טביעת אצבע או זיהוי פנים, יכול להבטיח שרק העובד הספציפי ידווח על עבודתו.

אגב, במערכת של מקאנו יש עוד מגוון פיצ'רים מתקדמים - לדוגמא אחד הכלים השימושיים במערכת ולא קיים מעסיק שלא היה רוצה לקבל את המידע הזה, הוא דיווחים והתראות. ההתראות מתקבלות בנייד או במייל של המעסיק ומתריעות הן על חריגות במערכת שהוגדרו על  ידי המעסיק וכאלה שהוגדרו במטרה להגן על זכויות המעסיק והעובד בהתאם לחוק.

אז איזה סוגים של שעוני נוכחות קיימים לעסק?

הנה סקירה מקיפה של כל הסוגים הפופולאריים היום (2023):

שעוני נוכחות ביומטריים

שעוני נוכחות ביומטריים הפכו לפופולריים יותר ויותר במקומות עבודה כדרך בה המעסיק עוקב אחר נוכחות העובדים ומבטל אפשרויות של הונאה. שעונים אלה משתמשים בטכנולוגיה ביומטרית כדי לאמת את זהות העובד, כגון טביעת אצבע, זיהוי פנים או סריקת עין. השעונים פועלים על ידי לכידת תמונה (תכונה הביומטרית) והשוואתה למסד נתונים מאוחסן של תמונות אחרות שצולמו בעבר, כדי לקבוע התאמה. כאשר עובד מגיע לעבודה, הוא מניח את האצבע, הפנים או העין שלו על הסורק, והשעון מתעד את נוכחותו. טכנולוגיה זו מספקת מספר יתרונות על פני שיטות מעקב אחרות, "מסורתיות", כמו כרטיסים או תגי זיהוי, מכיוון שהיא מבטלת את האפשרות של שיטות הונאה מיושנות. בנוסף, שעון הנוכחות הביומטרי מספק נתונים בזמן אמת, אליהם המעסיקים יכולים לגשת כדי לפקח ולנהל את נוכחות העובדים. אצלנו במקאנו תוכלו למצוא מגוון רחב של שעוני נוכחות ביומטריים:

שעון נוכחות ביומטרי משולב קרבה -Mck505-1

• ללא התקנת תוכנה
• סנסור תלת ממד
• גרסת ה-505-1 בעלת סנסור התלת ממד - silkid, המאפשרת זיהוי של טביעות אצבע ברמה גבוהה במיוחד.
• שעון בעל סנסור חדיש, המזהה מהר יותר מכל שעון אחר בסגמנט, ומגיע בתמיכה מלאה וחיווי קולי בשפה העברית.

שעון נוכחות IN01-A

• משולב קורא כרטיסים בטכנולוגיית Mifare
• שעון נוכחות IN01-A משולב בקורא כרטיסי קרבה בטכנולוגיית Mifare. עם הכלים של טכנולוגיית RFID פותחה טכנולוגיית Mifare, המאפשרת ליצור תגים וכרטיסי קרבה שכלל לא ניתנים לשכפול, משום שהם מיוצרים במפעל עם מספר סידורי ייחודי ופועלים בתדר ספציפי.

לעמוד המוצר >

שעון נוכחות טביעת אצבע וקרבה UA860 בחיבור Wi-Fi

• שעון נוכחות ביומטרי שמשלב טביעת אצבע וקרבה, ומתחבר באופן מקוון למערכת מקאנו באמצעות wifi.
• החיבור לשעון אלחוטי, ובכלל לא מצריך נקודת רשת קרובה. השעון מגיע עם מסך גדול וצבעוני, ומבוסס על ממשק משתמש ידידותי, קל ונוח לתפעול, שאינו מצריך כל ידע טכני מוקדם.

לעמוד המוצר >

שעון טביעת אצבע כולל קרבה U300-C

• שעון ביומטרי משולב קרבה הפועל בטכנולוגיית RFID -ומאפשר החתמה עם טביעת אצבע וגם עם כרטיסי קרבה.
• מדובר בשעון נוח וקל לתפעול, עם ממשק ידידותי בעברית ואנגלית, הכולל חיווי לדיווח כניסה ויציאה. זהו ההשעון המבוקש והנמכר ביותר בשנים האחרונות, ומעסיקים רבים משלבים אותו במשרד שלהם.

לעמוד המוצר >

שעון נוכחות ביומטרי משולב קרבה - Mck505

• ללא התקנת תוכנה – מוצר מנצח מבית הסדרה החדשה של Mck המגיע בתמיכה מלאה וחיווי קולי במגוון שפות, בין היתר עברית.
• מאופיין ברמת זיהוי גבוהה מאוד, ומבוסס על מערכת ניהול עובדים נוחה המאפשרת העברת נתונים מהירה וקלה.

לעמוד המוצר >

שעון נוכחות בזיהוי פנים משולב טביעת אצבע וכרטיס קרבה UFace320

• שעון התומך ב3,000 תבניות פנים, 4,000 תבניות טביעות אצבע ו10,000 כרטיסי קרבה, ומספק ממשק משתמש חדש וידידותי המאפשר חווית שימוש נוחה במיוחד.
• באמצעות אלגוריתם זיהוי הפנים המתקדם עליו מבוסס השעון, וטכנולוגיית האימות הביומטרי, מוצר זה מספק אימות ברמה גבוהה במיוחד.

לעמוד המוצר >

שעון נוכחות ביומטרי משולב קרבה - Mck504

• ללא התקנת תוכנה - שעון הכולל צג גרפי צבעוני גדול וברור, המאפשר בכך לראות באופן ויזואלי את טביעת האצבע שהונחה בקורא.
• בכך ניתן להקל על לימוד טביעת אצבע חדשה, ולעזור לפתור בעיות שעלולות לצוץ בזמן בהנחת האצבע על הסנסור באופן שגוי. הוא כולל חיווי קולי בעברית המודיע לעובד על הצלחה בהחתמה.

לעמוד המוצר >

שעון נוכחות IN01-A

• משולב טביעת אצבע וכרטיסי קרבה כולל כרטיס SIM
• שעון נוכחות מתקדם במיוחד, בעל חיבור אינטרנטי למערכת הנוכחות באמצעות כרטיס SIM סלולרי, שאינו מצריך חיבור פיזי עם כבל רשת מסורבל.

לעמוד המוצר >

שעון נוכחות אינטרנטי

עליית העבודה מרחוק הביאה להישגים טכנולוגיים רבים שאפשרו את המעבר החלק מפעולות מסורתיות מבוססות עבודה במשרדים, לעבודה במרחב הדיגיטלי. בין הכלים שצצו עם שינוי זה הוא שעון הנוכחות האינטרנטי, המאפשר לעובדים לדווח ולעדכן על שעות הנוכחות שלהם מכל מקום ובכל זמן, באמצעות חיבור לאינטרנט.

כלי זה מאפשר למעסיקים לעקוב אחר נוכחות העובדים בצורה מדויקת ויעילה, ללא קשר למיקומם הפיזי. בעלי עסקים ומנהלים יכולים לגשת למערכת הנוכחות בכל עת ותכונה זו מאפשרת להם לעקוב אחר נוכחות העובדים ולהפיק דוחות נוכחות מדויקים. מדובר בכלי רב ערך למעסיקים המבקשים לייעל את פעילותם בעידן הדיגיטלי, המאפשר מעקב אחר נוכחות העובדים מרחוק.

עוד פרטים כאן >

אפליקציית שעון נוכחות

בסביבת העבודה המהירה של היום, ניהול זמן ונוכחות עובדים יכולה להיות משימה מאתגרת, במיוחד כאשר עבודה מרחוק הופכת פופולרית יותר ויותר. למרבה המזל, אפליקציות חכמות הפכו את המשימה הזו לקלה יותר, ומקאנו מציעה אפליקציית שעון נוכחות מקיפה, לניהול שעות עובדים. אפליקציית שעון הנוכחות של מקאנו נועדה לאפשר למעסיקים לעקוב אחר נוכחות העובדים שלהם מכל מקום ובכל זמן. האפליקציה מציעה מגוון תכונות כמו ניהול אזור אישי, הגדרת החתמת שעון הנוכחות, דו"ח נוכחות מפורט, דו"ח משימות לפי פרויקטים, עריכת מטלות ודוחות נוכחות ושליחת דו"ח השעות ישירות למייל. בנוסף, האפליקציה מעוצבת עם ממשק ידידותי למשתמש, המקל על המעסיקים והעובדים להשתמש בה. כיום כמעט לכל העובדים והמעסיקים יש טלפון חכם, והגיע הזמן שתנצלו את הכלי השימושי הזה, לטובת ייעול העבודה שלכם.

שעון נוכחות טלפוני

מקאנו מציעה פתרון ייחודי למעקב אחר נוכחות עם שעון נוכחות טלפוני. במקומות עבודה רבים, מעקב הנוכחות הכרחי אך הוא עשוי לגזול זמן רב, במיוחד אם מדובר במקום שמתבסס על עובדים שעובדים מרחוק או במקומות שונים. עבור עובדים שמתחילים את יום העבודה שלהם בסניף משני או מחוץ למשרד, ייתכן ששיטות מעקב הנוכחות המסורתיות לא יהיו נוחות לתפעול. כאן נכנס לתמונה שעון הנוכחות הטלפוני. בעזרת שירות זה, העובדים יכולים לדווח על נוכחותם בקלות באמצעות הטלפון הקווי הזמין באחד מסניפי המשרד, או אפילו ממקום מרוחק. שעון הנוכחות הטלפוני הוא כלי יעיל, המפשט את דיווח הנוכחות, מפחית שגיאות ומשפר את הפרודוקטיביות. הודות לכלי זה, מעסיקים יכולים לנהל בקלות מעקב אחר נוכחות כל העובדים, ללא קשר למיקומם.

קיוסק (שעון נוכחות בטאבלט - מוצר של מקאנו)

מקאנו השיקה לאחרונה פיתוח חדש שאמור לחולל מהפכה במעקב נוכחות במקום העבודה: Kiosk - שעון הנוכחות בטאבלט. פתרון חדשני זה מאפשר לעסקים להחליף את שעוני הנוכחות המסורתיים שלהם בשעון נוכחות מבוסס טאבלט שהוא גם קל לשימוש וגם יעיל ביותר. עם אפליקציית ייעודית העובדים יכולים להיכנס ולצאת מהעבודה בקלות באמצעות המכשירים הניידים האישיים שלהם, ולבטל את הצורך במערכת שעון נפרדת.

שעון נוכחות חדש זה מסונכרן אוטומטית עם נתוני העובדים המאוחסנים במערכת. אחד היתרונות הגדולים ביותר של ה"קיוסק" הוא שניתן להשתמש בו באמצעות טאבלט אישי, מה שמבטל את הצורך ברכישת שעון נוכחות נפרד. בנוסף, מאפשרת האפליקציה תפעול של עמדות דיווח מרובות, והן וניתנות להתקנה בקלות נהדרת. עם קיוסק עסקים יכולים לייעל את המעקב אחר נוכחות העובדים שלהם, ולהכין דוחות נוכחות ממספר מרכזים, מה שהופך אותו לכלי מושלם לניהול נוכחות עובדים, ושיפור הפרודוקטיביות הכוללת.

חוק דיווח נוכחות עובדים

חוק דיווח נוכחות בעבודה של משרד העבודה הישראלי מחייב מעסיקים לדווח לגורמי המדינה על שעות העבודה של עובדיהם, לרבות שעות עבודה נוספות. במהותו, חוק זה נועד להילחם בניצול במקום העבודה מצד המעסיקים, ולהגן על זכויות העובדים, על ידי וידוא ציות המעסיקים לחוקי העבודה והתקנות השונות.

החוק חל על כל המעסיקים בישראל, ללא קשר לגודלם או ענפם, במטרה ליצור שוויון בפני חוק לכלל שחקני השוק והמעסיקים השונים. על כן, המעסיקים צריכים להשתמש במערכות אלקטרונית לדיווח על שעות העבודה של עובדיהם, ואי דיווח זה עלול לגרור קנסות ועונשים. חוק דיווח נוכחות בעבודה הוא צעד קריטי שנקטה המדינה, לטובת שיפור תנאי העבודה בישראל, והבטחת יחס הוגן ומכבד לעובדים בידי המעסיקים שלהם. על ידי אכיפת שקיפות ואחריות במקום העבודה, חוק זה מסייע לקדם תרבות של הוגנות ושוויון לכל העובדים, בכל מקומות העבודה במדינת ישראל, ללא הבדלים.

דוגמאות לדיווחים והתראות שהוגדרו על ידי המעסיק:

• איחורי עובדים – המעסיק יקבל התראה למייל או לנייד אם עובד לא החתים נוכחות עד השעה שהוגדרה לו כשעת תחילת עבודה.
• חריגה מתקן – תתקבל התראה אם העובד עבד מעל לשעות שקבעו לו בחוזה העבודה.
• הוספת מסמך חדש – תתקבל התראה ברגע שעובד הוסיף מסמך חדש, כדוגמת אישור מחלה או מילואים וכדומה.
  
  

דוגמאות לדיווחים והתראות שהוגדרו בהתאם לחוק:

• חריגה ממכסת 16 שעות נוספות שבועיות.
• עבודה מעל 12 שעות יומיות.
• מרווח פחות מ-8 שעות בין משמרת ראשונה לשניה.
  
  

כאשר מעסיק מקבל התראה, הוא יכול לפעול ולטפל בנושא ברגע ההתרחשות ולא כשכבר מאוחר מידי.
אחד הכלים שמסייעים במיוחד לחשבת השכר והן למעסיק, בעת הכנת המשכורות, הוא חוזי עבודה.
חוזה העבודה מגדיר את תנאי העבודה של העובד, אילו ימים ושעות הוא עובד, חישובי הפסקות, נסיעות, מציג את חישוב השעות לפי הגדרת החוזה ומאפשר הצגה של שעות עודף/ חוסר בהתאם לתקן של העובד (יומי/ שבועי/ חודשי).

כמו כן, ישנם כלים המסייעים גם לעובדים שנמצאים בשטח ומדווחים נוכחות באמצעות האפליקציה. במידה ועובדים אלו צריכים לעדכן בסוף או תחילת כל יום על נתון כלשהו כגון: סך מכירות/ מספר לקוחות שטופלו/ פגישות מתוכננות/ מלאים להשלמה וכדומה, תקפוץ שאלה לפני שמחתימים כניסה/ יציאה בהתאם לצורך וכך ביצוא דוח מהמערכת, ניתן יהיה לעקוב אחר כל הנתונים שהעובד דיווח עליהם ברמה היומית, שבועית וחודשית.

כל אלו ועוד מגוון כלים נוספים במערכת של מקאנו, מאפשרים למעסיק שליטה הרבה יותר טובה בשעות העבודה, בפחות מאמץ וגם חיסכון בעלויות השכר.
ולא רק המעסיק נהנה מיתרונות מערכת הנוכחות, גם העובדים נהנים מחוויית משתמש קלה וידידותית. כמו כן, עניינים כמו בקשת ימי חופשה עתידיים, דיווח על ימי מילואים או ימי מחלה, מתאפשרים עכשיו בצירוף מסמכים ואישורים ישירות לתיק העובד במערכת.
בנוסף, העובד חשוף לדוח השעות שלו בכל זמן, מה שמאפשר שקיפות במקום העבודה ומקבל תזכורת בסוף החודש לאשר את הדוח שלו לשליחה למעסיק.
כמובן שהכל כפוף להרשאות שאותן מאשר המעסיק בהתאם לצרכיו של העסק.

לסיכום

שעוני הנוכחות לעסק הוכחו ככלי יעיל למעקב אחר זמן העבודה ונוכחות עובדים. בין אם זה באמצעות שעונים מסורתיים או מערכות דיגיטליות מודרניות יותר, שעוני הנוכחות עוזרים לעסקים להבטיח שהעובדים מגיעים לעבודה בזמן ועובדים את מספר השעות המתאים. עם היכולת להפיק דוחות מפורטים ולנתח נתונים, שעוני הנוכחות יכולים גם לספק תובנות חשובות לגבי פרודוקטיביות כוח העבודה, ולסייע בזיהוי אזורים לשיפור. לא רק לעמידה בהוראות החוק וחיסכון אמיתי במשאבי העסק, אלא גם בשמירה על זכויות העובדים ושליטה טובה יותר בנוכחות.
מומלץ ורצוי לעבוד עם מערכת שעון נוכחות מקאנו- המערכת הגמישה והחכמה, שבאמצעותה ניתן להתאים את הפתרונות לעסק- לא חשוב גודלו.

לקבלת פרטים והתאמת פתרון הנוכחות הנכון עבור העסק שלך, ניתן להשאיר את הפרטים כאן או בטלפון 0737-969270