וובינר רשות החדשנות - צד מנהל

מערכת מקאנו מאושרת על ידי רשות החדשנות לדיווח נוכחות ופרוייקטים.
בכדי שרשות החדשנות תאשר את דיווחי העובדים יש לעמוד בהנחיות ולבצע את הדיווחים כנדרש.
למנהלים תפקיד חשוב באישור, נעילת דיווחי העובדים ותקינותם ומערכת מקאנו מסייעת לכם בזה.
מה ההנחיות של רשות החדשנות למנהלים, איך מאשרים דיווחים, כיצד לתקן/ להשלים דיווח ועוד בוובינר שלהלן.

תקציר

הגדרת מערכת

לכל חברה המדווחת לרשות החדשנות, צריכות להיות הגדרות מערכת קבועות מראש.
ניתן להגיע להגדרות דרך: 'ראשי' > 'הגדרות'
ולוודא שמסומנות ההגדרות הבאות:

העובד יוכל לדווח משימות באופן מרוכז בהתאם לכמות השעות שעבד.
כל הדיווחים -דיווחי המשימות יועברו באופן אוטומטי לדיווחי הנוכחות
הצגת דוח משימות חודשי מתוך עץ עובדים.
הגדרות מיקומים – "החתמה חופשית".

הגדרות מיקומים

רשות החדשנות מאשרים שלושה מקומות מהם העובדים רשאים לדווח:

משרד ראשי
נקודה חמה
בית

על מנת שהמערכת תזהה את המיקומים, נזין כתובות IP במקרים אלו.
להגדרת כתובת IP: ראשי > הגדרות > החתמה מכתובת IP מוגדרת בלבד - מזינים את הכתובת.
יש למלא את הכתובת הרלוונטית וללחוץ על אייקון הפלוס [+].
כתובת ה-IP תופיע ברשימת הכתובות, לחיצה כפולה על ה-V הירוק שמופיע משמאל לכתובת תאפשר לנו לערוך את שם הכתובת.
בסיום התהליך, בוחרים את ההגדרה 'החתמה חופשית' ושומרים שינויים בתחתית המסך.

עדכון חודש נובמבר 2022 - קפיצת התראה בעת דיווח כניסה ויציאה מכתובת IP לא מוגדרת - רשות החדשנות

בעקבות עבודה היברידית של חברות רבות, רשות החדשנות הבינה כי יש צורך בעבודה מהבית בחברות רבות.
על מנת לאפשר לעובדים לעבוד מהבית ולדווח, ניתן להזין כתובת IP (כתובת ייחודית המשמשת לזיהוי מחשבים), אולם הרבה פעמים כתובת הIP משתנה (בין אם כי נעשה שימוש במחשב אחר, ובין אם כי נעשה שימוש במכשיר סלולרי).
על פי החלטת רשות החדשנות, דיווח מכתובת IP אשר לא הוזנה למערכת מקאנו, אפשרית, אך נחשבת כדיווח רטרואקטיבי.
בדרישה האחרונה של הרשות, התבקשנו להוסיף הערה לעובד המדווח אם כתובת ה IP שלו לא מוזנת למערכת.
העובדים עדיין יכולים לדווח, לא נעשה כל שינוי המנגנון הדיווח או אופי חישוב הדוחות, כל שהתווסף כעת זה הערה בלבד לעובד - לבקשת הרשות לחדשנות.

הרשאות עובדים

יש להגדיר את הרשאות העובדים הבאות (לפי המסומן בתמונה)

הגדרות ארועים

ישנם 4 סוגי אירועים שרשות החדשנות מאשרים,
והם: חופש, מחלה, חו"ל בתפקיד ומילואים.

דוח רשות החדשנות

דוח זה, הוא הדוח שיש להגיש לרשות החדשנות.
הוא לוקח את המידע שלו מהדוח שקיים במערכת והוא נראה כך:

חוזי עבודה

מבחינת רשות החדשנות, חובה שלעובדים יהיה תקן יומי.
כלומר, שידעו כמה שעות ביום העובדים צריכים לעבוד.

הקמת משימות

על מנת שעובד יוכל להתחיל לדווח מדען, יש צורך להקים את המשימות במערכת.
לאחר שיהיו משימות, יוכל העובד לבחור את המשימה הרלוונטית לו.
נקים משימות בצורה הבאה:
משימות > ניהול משימות > הוספת משימה, נמלא את הפרטים הרלוונטים ולאחר מכן יש לשמור.

עדכון חודש נובמבר 2022 - ביטול השלמה אוטומטית למשימת "מנהלה" כך שלא יהיו שעות לא משוייכות - רשות החדשנות

עד היום, כאשר אין הלימה בין שעות נוכחות מדווחות לשעות משימות - השעות שלא היו משויכות עברו באופן אוט' בעמודת "מנהלה" בדוח מדען, ולא ניתן היה לחתום את הדוח עד אשר השעות שויכו.
לבקשת רשות החדשנות, כעת אין השלמה אוטומטית והעמודה "מנהלה" הוסרה מהדוח ולא ניתן לחתום את הדוח אם יש שעות לא משויכות.