3 פעולות סופר חשובות למערכת נוכחות מושלמת

אחרי חיפושים רבים והצעות מחיר מורכבות - בחרת את מערכת הנוכחות שהכי מתאימה לעסק שלך.
המערכת שלך עונה בדיוק על הצרכים שביקשת, אבל בדקת האם באמת אתה משתמש בכל אפשרויות התוכנה?
במאמר זה נסביר כיצד לנצל את המוצר החדש בעסק בדרך הטובה ביותר.

עשינו סקר קטן ומה גילינו?
בסקירה שנעשתה בקרב 1000 עסקים ומנהלי HR, לשנת 2012 - מצאנו את הנתון הבא:
82% מהעסקים מנצלים רק 30% מיכולות המערכת העומדים לרשותם.
יותר מחצי מהכלים הקיימים במערכת כלל לא מנוצלים לטובת העבודה.
בניתוח פשוט של הנתונים ניתן להסביר נתון זה על פי מספר סיבות:

• עסקים מעוניינים לעמוד בחוק דיווח נוכחות בלבד ולכן אינם מנצלים את שאר המודולים.
• בעלי עסקים קטנים אינם צריכים אפשרויות של ניהול מתקדמות ולכן מסתפקים בדיווחי שעות בלבד.
• מנהל משאבי אנוש / מעסיק, אינו קיבל הדרכה מסודרת וכלל לא יודע על המודולים הנוספים.
• פחד טכנולוגי - יש כאלה שפשוט פוחדים משינויים ופיתוחים טכנלוגיים ומעדיפים את הישן והמוכר.

פעולה ראשונה - התאמת הסכם עבודה לעובד או מחלקה
מערכת נוכחות מאפשרת לעבוד עם הסכמי עבודה מובנים המבצעים עיבוד של שעות העבודה באופן אוטומטי, וכך כל שעות העובדים מחושבות ללא מגע יד אדם.
באמצעות הסכם עבודה ניתן לקבוע שעת תחילת עבודה ושעת סיום, למה זה טוב?
במקרה שהעובד נוטה להקדים או לסיים את העבודה מעבר לשעה שהוגדרה לו ברוב המקרים המעסיק ישלם עבור שעות אלו. אך כאשר אנו קובעים מראש ששעת תחילת עבודה הינה 9.00 בבוקר, גם אם העובד הקדים 10 דקות לפני, דקות אלו לא ישולמו. כך ניתן לחסוך זמן יקר שמשולם לחינם.
תהליך זה גורם לעובדים רבים לבצע את עבודם בתוך מסגרת השעות שהוגדרה ללא צורך בגלישה לשעות נוספות.

פעולה שנייה - כוח לעובדים שלך
מי יודע יותר טוב ממך כמה חשובה הפרודוקטיביות של המשאב האנושי בארגון.
מעבר ליישומים הרגילים של שעון נוכחות סטנדרטי, ישנן תכונות מודרניות נוספות בעולם הנוכחות:
תן לעובדים שלך גישה לפרופיל אישי(דוח נוכחות, כרטיס עובד..) באופן עצמאי.
בפורפיל זה יכול העובד לבצע מספר דברים חשובים שיחסכו לחשב שכר זמן יקר בטיפול השעות:

• צפייה בדוח הנוכחות
• הדפסת הדוח
• עדכון חוסרים (על פי הרשאה)
• צפייה בהיסטוריית דיווחי שעות
• עדכון הערות עבור איחורים
• בקשה לחופש עתידי
• שליחת הודעה פנימית למנהל מעליו

בכל אחד מהפעולות הללו אתה מעניק לעובד שלך שקיפות מלאה לשעות העבודה וחיבור לדוחות הנוכחות שלו.

פעולה שלישית ואחרונה - דוחות חשובים ישירות למייל
הדוחות הם מאד חשובים להתקדמות עבודה ולסטאטוס פעילות.
עדכנו דוח או מספר דוחות על בסיס יומי  המאפשרים לכם לקבלת תמונה כללית על המצב,
כמות שעות מצטברות, סטטיסיטקת נתונים, חיסורים ועוד.
זה יעשה לכם סדר בכל מה שקורה בעסק שלכם.

לפני שמסיימים חשוב לבדוק..
שאכן המערכת שלך נתמכת במודולים שהוזכרו לעיל, וניתן לקבל תמיכה לאורך זמן ועדיף גם ללא תשלום..
בכל זאת רכשתם מערכת ומגיע לכם להינות מכל היכולות.
והכי חשוב, לבדוק שחלק מהדברים והשינויים שמבוצעים מגובים כדי לשמור על הנתונים המקוריים של שעות העובדים.. בכל זאת מדובר בכסף של עובדים ובשעות עבודה יקרות מאד.

מעניין אותך עוד? שאלות נפוצות