תקופת אחרי החגים כבר כאן – ואתם מוכנים?

האביב מביא איתו לא רק פריחה באוויר, אלא גם שלל חגים שמצריכים היערכות ניהולית מדויקת: פסח, יום הזיכרון ויום העצמאות – כל חג והאתגרים שלו.
שעות עבודה משתנות, חופשות, שכר, והתאמות לחוזי העבודה – כל אלו דורשים תשומת לב מיוחדת, ודווקא בתקופה עמוסה גם ככה.
החדשות הטובות? אפשר לעבור את זה בקלות, עם תכנון נכון, כלים חכמים וגישה אנושית.
צוות מקאנו כאן כדי ללוות אתכם, הכנו עבורכם מדריך, ממוקד ויעיל שיחסוך לכם זמן, שאלות, והתלבטויות.

מה תמצאו במדריך?

• ניהול נכון של חגי פסח, יום הזיכרון ויום העצמאות

• דגשים לעובדים שונים: גלובליים, חודשיים, שעתיים ויומיים

• פעולות טכניות מומלצות במערכת מקאנו

• המלצות בקבלת החלטות ניהוליות: שיחרורים מוקדמים, חופשות מרוכזות, השלמת שעות, ועוד

זכאות לדמי חג – מה חשוב לדעת?

עובדים זכאים לתשלום עבור ימי חג שבהם לא עבדו.
בישראל, הזכאות היא ל-9 ימי חג בשנה, בהתאם ללוח החגים של כל עובד – יהודי או לא-יהודי.
עם זאת, יש לעמוד בתנאים מסוימים כדי להיות זכאים לתשלום:

• עובדים גלובליים (חודשיים):
  עובדים המקבלים שכר חודשי גלובלי זכאים לתשלום עבור ימי חג, כל עוד עבדו את כל ימי העבודה האפשריים בהתאם לתקן העבודה שלהם – גם אם טרם צברו ותק.
  כלומר, עובד חדש ועובד ותיק מקבלים יחס זהה מבחינת זכאות לדמי חג.

• עובדים שעתיים או יומיים:
  עובדים המקבלים שכר לפי שעה או לפי יום יהיו זכאים לדמי חג רק אם מתקיימים שני תנאים מצטברים:

  1. צבירת ותק של 3 חודשי עבודה לפחות.

  2. נוכחות בימים הסמוכים לחג – כלומר, לא נעדרו ביום שלפני החג וביום שאחריו, אלא אם כן קיבלו אישור מהמעסיק.

טיפ חשוב: תיעוד מדויק של היעדרויות סביב החג חשוב במיוחד עבור עובדים שעתיים – כדי להבטיח זכאות לדמי חג.

עכשיו נרד לפרטים – כל חג, והדגשים שחשוב להכיר

פסח – חג, ערב חג וחול המועד

כאשר ערב חג פסח חל בשבת, אין צורך להגדיר אירוע נפרד ל"ערב חג" – דיני העבודה קובעים כי שבת גוברת על ערב חג.
במקרה כזה, המערכת תציג את החג כ"פעמיים חג" (לצורך דיווח וניהול).

במקרים בהם עובדים נכחו בעבודה בבוקר יום שבת ועד כניסת החג, חישוב השעות יתבצע לפי שעות שבת כפי שהוגדרו בחוזה העבודה. אם העובדים החלו את עבודתם בכניסת החג – החישוב יתבצע לפי שעות החג.
במקרה שעובדים עבדו במהלך יום החג עצמו, יש לחשב את השעות לפי הגדרת החג בחוזה העבודה ובהתאם להחלטת המעסיק.

הגדרות במערכת:

כדי להבטיח חישוב תקין של יום חג כמו 13.4, חשוב להגדיר את האירוע בהתאם לסוג העובד:
עובדים גלובאליים או חודשיים:
יש להזין אירוע חג בתאריך הרלוונטי (למשל 13.4) על ידי לחיצה על סימן הפלוס (+) שבשורת התאריך בדוח הנוכחות. פעולה זו תסמן את היום כיום חג ותאפשר למערכת לחשב את יום העבודה בהתאם.

עובדים שעתיים או יומיים –
במקרים אלה קיימות מספר אפשרויות לחישוב שעות העבודה ביום חג או שבת. ניתן לבחור בין חישוב לפי שעות שבת/חג לבין הענקת "גמול חג" (תוספת שכר מוגדרת מראש).
הגדרת האפשרות הרצויה מתבצעת בתוך חוזה העבודה:

בתפריט נבחר בלשונית ראשי > חוזה עבודה > חוזה רלוונטי > הגדרות נוספות
ושם לבחור באופציית "גמול שעות חג".

כמו כן, חשוב לוודא שהגדרת שעות החישוב לשבתות וחגים קיימת במערכת:

בתפריט נבחר בלשונית ראשי > חוזה עבודה > חוזה רלוונטי > שעות עבודה
ולוודא שהוגדרו ערכים מתאימים לשעות שבת/חג בהתאם למדיניות הארגון.

כך תבטיחו שהמערכת תזהה את יום החג ותחשב את השעות והשכר בצורה מדויקת ושקופה – בהתאם לחוזים האישיים של העובדים.

שעות עבודה בחול המועד – גמישות מלאה בהתאם להחלטתכם

שעות העבודה בחול המועד אינן קבועות בחוק, ונתונות לשיקול דעתכם כמעסיקים.
בין אם בחרתם לצאת לחופשה מרוכזת, לשחרר מוקדם, לבצע השלמות שעות או כל פתרון אחר – מערכת מקאנו ערוכה לתמוך בכל החלטה ניהולית שתבחרו, בצורה נוחה, חכמה ושקופה.

אם בחרתם לצאת לחופשה מרוכזת על חשבון ימי החופשה של העובדים –
ניתן להזין את החופשה כהיעדרות גורפת לכלל העובדים בקליק אחד:

נבחר בלשונית ראשי > אירוע והיעדרות > עדכון אירוע
בחרו את סוג ההיעדרות הרצויה, את התאריכים של חול המועד, וסמנו את העובדים הרלוונטיים.

אם החלטתם להקל על העובדים, לקצר את יום העבודה ולאפשר
השלמת שעות על חשבון המעסיק –
ניתן להוריד את תקן השעות היומי בימים הספציפיים, כך שהמערכת תחשב את שעות העבודה בהתאם להחלטה הניהולית שלכם:

נבחר בלשונית ראשי > חוזה עבודה > נבחר את החוזה הרלוונטי >
ולאחר מכן נבחר בלשונית "עדכון יום מיוחד"
לחצו על "הוספת יום מיוחד" הזינו את התאריכים הרלוונטיים, הגדירו את תקן השעות החדש – והעובדים יראו זאת באופן שקוף ביומן הנוכחות.

כך תמשיכו לשמור על איזון בין גמישות לעובדים לבין שליטה מלאה במערכת הנוכחות ובדיווחים – בלי לוותר על דיוק ותיאום ציפיות.