מערכת שעון נוכחות מקאנו מציעה פתרון חכם ומתקדם שנותן מענה גם למנהלי צוותים, המאפשרת ניהול יעיל ומעקב מדויק אחר דיווחי הנוכחות של העובדים. המערכת לא רק מאפשרת למנהלים לאשר דיווחי נוכחות ידניים ואירועים כמו חופשה, מחלה, מילואים ועוד, אלא גם מספקת כלים מתקדמים לייעול תהליכים שוטפים. בין היתר, מקאנו שולחת מגוון רחב של התראות אוטומטיות, לדוגמה כאשר עובדים חורגים משעות העבודה או מדווחים דיווחים חסרים, מה שמאפשר למנהלי הצוות לזהות חריגות ולטפל בהן בזמן אמת.

המערכת גם מספקת אפשרויות מעקב מתקדמות כמו צפייה בדוחות נוכחות מפורטים וקבלת התראות חכמות המקלות על ניהול השוטף. באמצעות אוטומציה של תהליכי הנוכחות והאירועים, מנהלי הצוותים יכולים להתמקד במשימות חשובות יותר ולהבטיח ניהול חלק ומדויק של משאבי האנוש, תוך חיסכון בזמן ובמאמץ. מדובר בשדרוג משמעותי שמסייע בשיפור הביצועים ובניהול הצוותים בצורה יעילה יותר.
הכנו לכם מדריך קצר המיועד למנהלי צוותים ומנהלים כיצד לדווח נוחכות לעובדים, לעורך דוחות ודיווחים ולאשר אירועים.

כניסה למערכת ולוח הבקרה

לאחר הכניסה למערכת, יופיע בפניכם לוח הבקרה המרכזי (Dashboard). בלוח זה תוכלו לראות באופן מידי את הדיווחים האחרונים של העובדים, סיכומי משמרות, וסטטיסטיקות שונות הקשורות לנוכחותם. בנוסף, ניתן לדווח נוכחות אישית (כניסה או יציאה) בלחיצה על כפתור "כניסה", הממוקם בצד ימין מתחת לתפריט.

ניהול דוח נוכחות לעובד

לחצו על שם העובד ברשימת העובדים בצד ימין כדי להיכנס ישירות לדוח הנוכחות החודשי שלו.
בדוח יופיעו שעות העבודה המדווחות, והאירועים (כגון מחלה, חופשה, מילואים).
מעל דוח הנוכחות יופיע תת-תפריט עם האפשרויות הבאות:

> נוכחות: כאן תוכלו לצפות ולערוך את דוח הנוכחות החודשי.
> אירועים: תצוגה של האירועים שהעובד "השתמש" בהם במהלך החודש, כולל סטטוס האירוע (מאושר או ממתין לאישור).
> כרטיס עובד: צפייה בפרטים האישיים של העובד, כולל עדכון מספר טלפון, תמונה, ופרטים נוספים.
> מסמכים: צפייה במסמכים שהעובד הגיש (כגון אישורי מחלה, טופס 101 וכו').

עריכת דיווחי נוכחות

במסך הנוכחות תוכלו לערוך את הדיווחים הידניים של העובד.
> לחצו על השעה שברצונכם לשנות, השעה תיצבע בצבע כחול.
> בצעו את השינוי הרצוי ולאחר מכן לחצו על מקש "Enter" כדי לשמור את העדכון. השינוי ייכנס לפועל מיידית ויופיע בדוח.
לדוגמה: אם עובד לא דיווח כניסה, ניתן להוסיף את השעה הנכונה בצורה ידנית ולשמור את העדכון מידית.

צפייה באירועים ועדכון היעדרות

בלשונית "אירועים" תוכלו לצפות באירועים שהעובד דיווח במהלך החודש. כל אירוע יופיע עם סטטוס (מאושר או ממתין לאישור).
אם עליכם לדווח על היעדרות חדשה, לחצו על כפתור "היעדרות" הממוקם מעל דוח הנוכחות.
בחרו את סוג ההיעדרות (כגון חופשה, מחלה, מילואים), את טווח התאריכים המבוקש והוסיפו הערות במידת הצורך.
תחת האפשרות "מתקדם", ניתן לסמן ימים שאינם רלוונטיים לדיווח. לדוגמה, אם עובד עובד בחלקיות משרה, ניתן לבטל את הסימון על ימים שבהם העובד אינו עובד. לאחר מכן לחצו על כפתור "עדכן" כדי לשמור את האירוע.

שליחת דוח נוכחות לעובד

בלחיצה על אייקון "שליחת דוח" הממוקם ליד דוח העובד, ייפתח חלון חדש שבו ניתן להזין כתובת מייל של הנמען אליו ישלח הדוח.
ניתן להוסיף הודעה מותאמת אישית למייל לפני השליחה.
לחצו על כפתור "שלח" והדוח יישלח לעובד.

עריכת דוחות מהירה

לעיתים, ישנם מספר ימים בהם צריך לבצע עדכונים. בכדי להקל על המשתמשים, קיימים לרשותכם כפתור "עריכה מהירה", ונמצא מעל דוח הנוכחות בצד שמאל:
בלחיצה על אייקון "עיפרון" הממוקם ליד הדוח, תוכלו לבצע עריכה מהירה של דיווחים מסוימים או ימי עבודה בחודש.
לאחר השלמת העריכה, לחצו על "עדכון וסגירה" כדי לשמור את השינויים. השינויים ייכנסו לתוקף מידית ויופיעו בדוח החודשי של העובד.

דיווח נוכחות מהיר לעובד

בלשונית "דיווח מהיר" תוכלו לבצע עדכון מהיר של דיווחי נוכחות עבור מספר ימים.
לדוגמה, אם עובד חדש לא דיווח נוכחות במהלך תקופת הכשרתו, ניתן להוסיף עבורו דיווחי נוכחות רטרואקטיביים:

> בחרו את טווח התאריכים הרצוי.
> עדכנו את שעות הכניסה והיציאה לכל הימים.
> תחת האפשרות "אירועים", ניתן לסמן אם נרשם אירוע (כמו מחלה) לאחד הימים, שהעדכון שאתם מבצעים לא יחליף את האירוע.
> לחצו על "עדכן" והמידע יתעדכן באופן אוטומטי בדוח הנוכחות.

סגירת חודש ונעילת דוחות

סוף כל חודש, העובד נדרש לעבור על דוח הנוכחות שלו ולאשר אותו על ידי נעילת הדוח (נקראת "נעילת חודש"). ליד שם העובד יופיע אייקון מנעול שברגע הנעילה יצבע באדום.
במידה והעובד לא ביצע את נעילת החודש, המנהל יכול לבצע זאת בשמו על ידי לחיצה על המנעול.
כדי לעקוב אחר סטטוס נעילת הדוחות של כל העובדים, גשו ללשונית "דוחות" > "מיוחדים" > "חתימת דוחות". כאן תוכלו לצפות בדוח סטטוס נעילה עדכני.

לסיכום

מערכת נוכחות Meckano מעניקה למנהלי צוותים פתרון כולל ומתקדם לניהול ומעקב אחר דיווחי הנוכחות של העובדים, עם כלים חכמים לאוטומציה והתראות בזמן אמת.
כך תוכלו לנהל את הצוותים בצורה חלקה ויעילה יותר, תוך חיסכון בזמן ומשאבים.
צוות המומחים שלנו ישמח לתת לכם שירות ולעזור. אתם מוזמנים לדבר איתנו בטלפון 0737-969-270 או להשאיר לנו הודעה כאן ונחזור אליכם בהקדם
מקאנו - הרבה יותר משעון נוכחות