חישוב שעות עבודה בדרך הקלה והמהירה ביותר

חישוב שעות עבודה ושעות נוספות זאת ככל הנראה אחת המשימות המכבידות ביותר על מנהלים וחשבי שכר לקראת סופו של כל חודש.

בין אם אתה מעסיק המעוניין לייעל תהליכי שכר או עובד המבקש בהירות לגבי שעות העבודה, המדריך המקיף שהכנו בנושא חישוב שעות העבודה יוכל לתת לך את הפתרון הפשוט והמהיר לזה. בואו נצלול פנימה ונגלה את הסודות לשליטה בחישוב זמני העבודה בעסק.

איך מחשבים שעות נוספות ושעות עבודה חודשיות ב'אקסל'?

Excel, תוכנת הגיליון האלקטרוני, מציעה אפשרות מיושנת לנהל ולחשב את שעות העובדה. במאמר זה נציג לכם צעד אחר צעד כיצד ליצור חישוב שעות עבודה באקסל, החל מחישוב יומי ושבועי ועד שעות חודשיות ומעקב שעות נוספות. בנוסף, נראה טיפים, נוסחאות ועצות כדי שמעקב שעות הנוכחות יהיה מדויק.

כדי לחשב שעות עבודה ב- Excel, יש לבצע את השלבים הבאים:

ראשית, הכינו את הגיליון האלקטרוני של Excel: תחילה נפתח גיליון עבודה חדש ויצירת טבלה עם עמודות עבור התאריך, שעת ההתחלה, שעת הסיום, משך ההפסקה וסך שעות העבודה.

לאחר מכן הזינו את הנתונים - הזינו את המידע הרלוונטי עבור כל יום עבודה בעמודות המתאימות. ודאו שרשומות השעה הן בפורמט המתאים לדוגמה, 9:00 AM או 17:30

חישוב שעות עבודה יומיות:

בעמודה "סך שעות עבודה" השתמשו בנוסחה:
"=שעת סיום - שעת התחלה - משך הפסקה" כדי לחשב את סך שעות העבודה עבור כל יום.

חישוב שעות עבודה שבועיות:

כדי לחשב את סך שעות העבודה לשבוע, השתמשו בנוסחה "=SUM(טווח שעות עבודה יומיות)" בתא מתחת ליום האחרון בשבוע. התאימו את הטווח כך שיכלול את התאים המכילים את שעות העבודה היומיות עבור אותו שבוע.

חישוב שעות עבודה חודשיות:

בדומה לחישובים שבועיים, צורו תא חדש והשתמש בנוסחה "=SUM(טווח שעות עבודה שבועיות)" כדי לקבל את סך שעות העבודה החודשיות. התאימו את הטווח כדי לכסות את התאים המכילים את הסכומים השבועיים של אותו חודש.

חישוב שעות נוספות:

כדי לחשב שעות נוספות, צורו עמודה חדשה שכותרתה "שעות נוספות" והשתמש בנוסחה "=MAX(שעות עבודה יומיות - שעות עבודה סטנדרטיות, 0)". "שעות העבודה הסטנדרטיות" מייצגות את השעות הרגילות שעובד צפוי לעבוד ביום.

כפי שניתן לראות חישוב שעות עבודה באקסל דורשת מיומנויות באקסל ומצריכה השקעה של המון זמן לצורך הכנת דוחות חודשיים.

חישוב שעות באמצעות מערכת נוכחות חכמה

הדרך הידועה והישנה בה השתמשו דורות של מנהלים בעבר לטובת חישוב ימי עבודה בחודש לכל העובדים היא, כמובן, באמצעות טבלאות אקסל.
עם כל הכבוד למנהלים מאז ועד היום, מדובר בדרך מיושנת, מסורבלת ומועדת לטעויות חישוב גם אם טובה יותר מאשר חישוב בראש או עם דף טיוטה ועיפרון.

הדרך המתקדמת באמצעותה מבצעים חישוב שעות עבודה חודשיות כיום היא בעזרת מערכת הנוכחות של מקאנו, אשר חוסכת המון זמן וכסף וטעויות מיותרות.

מערכת כזו משלבת מחשבון שעות עבודה, מחשבון שעות נוספות לעובד שעתי או גלובלי – ומתממשקת עם מערכת השכר.

אז איך מחשבים שעות עבודה ב-3 פעולות בלבד במערכת מקאנו?

1. איסוף הנתונים משעוני נוכחות שונים
2. עיבוד המידע בהתאם להסכמי עבודה
3. ייצוא נתונים למערכת השכר והפקת תלושים

היתרונות בעבודה עם המערכת של מקאנו

מקאנו אוספת את דיווחי הנוכחות באופן אוטומטי ללא צורך בהזנה ידנית ומאפשרת לך לבצע הגדרות מדויקות לניתוח שעות העובדים בעבור הסכמי עבודה פשוטים או מורכבים ולא רק כניסה ויציאה. מזינים לתוכה הגדרות כמו שם העובד ופרטיו האישיים ומועד תחילת העסקתו של העובד. בנוסף מקימים ומשייכים במערכת בצורה קלה ופשוטה "חוזה עבודה" באמצעותו מאפשרת המערכת, לבצע חישובי שעות

בהתאם להיקף משרות העובדים ולהציג דו"חות מפורטים אותם ניתן יהיה לייצא ישירות למערכת השכר.

הגדרת החוזים חשובה כי הם קובעים את האופן שבו נחשב את השעות לחישוב(תשלום). נציג לכם דוגמא, בחוזה חישוב השעות נקבע את הבאים:

• עבודה ב-5 ימים או 6 ימים
• שעות רגילות ביום - כמות שעות וכניסה לשעות נוספות
• שעות נוספות - אחוזים וחלוקה
• טיפול בשעות בימי שבת וחג - גמול שעות וטיפול בשעות נוספות בהתאם ל-42 שעות שבועיות.
• מה קורה במקרה של חוסר
• התנהגות במקרים בהם יש איחור או הקדמה(עיגול שעות)
• שעות חריגות לאישור
• חובת מסמכים בעת עדכון ימי מחלה
• אי הצגת חוסר בימי חופש
  ועוד הרבה..

כל אלה יעשו את העבודה החשובה באופן מדויק ללא מגע יד אדם וללא טעויות.
הגדרה חד פעמית - תחסוך זמן ותאפשר למעסיק לעמוד בדרישות החוק.
לאחר ההגדרה הראשונית של חוזי העבודה המנהל בוחר את העמודות הרלוונטיות לדו"חות שיופקו על ידי המערכת, ביניהם שעות החיסור, איחורים, שעות עודפות כגון: 120%, 150% שעות שבת, שכר שעתי ותקנים, וכן את טבלאות הסיכום שיופיעו בסיכום הדוחות.
דיווח שעות איכותי ומתקדם מאפשר לשלב שדות שונים לא הגבלה, לשמור את התבנית הרצויה וכמובן לערוך אותה בקלות בכל עת. להפיק דוחות מתוזמנים וסט התראות לתרחישי עבודה.
בנוסף, ניתן להגדיר את ימי העבודה הרלוונטיים ולהתעדכן באופן שוטף במצבת העובדים, לרבות דיווח על חיסורים וימי היעדרות.

הנה מספר דוגמאות לשימושים רווחים במערכת שעון נוכחות חכמה:

• צפייה בדוחות נוכחות עדכניים ועבריים.
• דיווח על ימי מחלה, מילואים חופשה ועבודה מהבית.
• חישוב שעות נוספות לעובד שעתי.
• הכנסת הערה לדו"ח.
• שליחת התראות ותזכורות לעובדים לגבי החתמת נוכחות ונושאים נוספים.
• הצגת התראות למנהלים אודות איחורים, חריגה בשעות נוספות, אי דיווח נוכחות ועוד.
• הגדרת נגישות למידע למנהלי צוותים, מחלקות ואגפים.
• אישור ימי חופשה ואירועים אחרים
• פתיחת הרשאות לעובדים והגבלתן.

כיצד מעסיקים יכולים לנהל ולעקוב במדויק אחרי שעות העבודה של העובדים:

מעקב מדויק אחר שעות העבודה חיוני לניהול תקין של העסק ולמניעת טעיות בהכנת שכר וניהול פרודוקטיביות. הנה כמה שיטות עבודה מומלצות למעסיקים:
הגדירו מדיניות ברורה של דיווח נוכחות: קבעו הנחיות וציפיות ברורות והבטיחו שהעובדים מבינים אותם.
השתמשו במערכות נוכחות חכמות: הטמיעו שעוני נוכחות או אפליקציית נוכחות אמינות המאפשרות לעובדים לדווח נוכחות בקלות ובצורה מדויקת ונוחה.
השתמשו בהתראות אוטומטיות, הם יעזרו לכם לפשט את תהליך המעקב אחר שעות הנוכחות של העובדים ולהבטיח שהמנהלים יידעו על כל שינוי בזמן אמת.

לסיכום – חישוב שעות העבודה באמצעות מערכת או אקסל?

מערכת נוכחות חכמה היא פתרון מתקדם, מהיר, יעיל ופשוט שיחסוך לכם המון כסף ויאפשר התייעלות משמעותית בהפקדת הדוחות החודשיים לעובדים. במערכת נוכחות מקאנו קיימים מספר חוזי עבודה מוגדרים מראש ומוכנים לשיוך ללא שום צורך בשינוי בנוסף ניתן לערוך ולהגדיר את החוזים לפי הצורך של ארגון שלך ובהתאמה אישית לכל עסק
רוצים הדגמה על מערכת שעון נוכחות שלנו, השאירו את הפרטים שלכם, והמומחים של 'מקאנו' ישמחו לחזור אליכם בהקדם, להעניק לכם ייעוץ מקצועי ללא עלות או התחייבות ולהתאים עבורכם את מערכת הנוכחות החכמה המושלמת לצרכי העסק.