5 טיפים לעבודה פרודוקטיבית

כמה כתבו על עבודה פרודוקטיבית, אז חשבנו לתרום את השנקל שלנו לנושא.
ככאלה שניהול וניתוח שעות זו העבודה היומיומית שלנו, אנו מאמינים שעבודה בצורה נכונה יכולה לחסוך זמן רב.
אז במה צריך להשקיע ועל מה צריך לוותר? באילו מקומות השינוי הוא פשוט והיכן קצת יותר קשה לנו? הנה 5 טיפים לעבודה פרודוקטיבית:

1. רק פגישות Must ובזמנים קצובים

פגישות על פגישות ויומנים מלאים בפגישות עדכון ופגישות התנעה ופגישות חתך ופגישות חשיבה ועוד ועוד.. נסו לצמצם את הפגישות רק לכאלה שאתם חייבים להיות נוכחים בהן.
אם יש נושאים שיכולים לעבור במייל מתומצת, חבל לשרוף על כך שעת עבודה בפגישה אינספית. כמו כן, האם תמיד נכון שאתם אלה שתלכו לפגישו הללו, תנסו לחשוב האם עובד בצוות שלכם יכול להתאים, להעביר את המסר לא פחות טוב מכם (מבחינת ידע טכני לדוגמה) ולחסוך לכם את הזמן הזה.

וגם, אם כבר הולכים לפגישות, תתעקשו להקציב להן זמן קצר מראש, 20-30 דקות, אם אנשים באים ממוקדים אפשר להספיק הרבה. דבר חדש שנכנס לאירגונים, אלה פגישות בעמידה, כך אנשים באים ממוקדים, המידע עובר מהר ומתפזרים חזרה לעבודה.

2. מספיק עם עבודה ידנית 

לכל אחד מאיתנו יש משימות ביום שהן חוזרות על עצמן ומצריכות מאיתנו עובדה קצת סיזיפית אשר חוזרת על עצמה.
במקרים כאלה, תבדקו האם יש דרך להקל על עצמכם, אולי תוכנה, אפליקציה ואפילו פיצ'ר קטן עם תוכנה שאתם כבר עובדים בה.

במערכת מקאנו-שעון נוכחות, יש לא מעט אוטומציות שחוסכות זמן רק וחישובי שעות ידניים ודוחות אוטומטיים ובכך מנהלות משאבי אנוש, חשבות שכר, בעלי עסקים ומנכ"לים חוסכים לעצמם  זמן רב שאם לא המערכת, היו נאלצים לבצע את העבודה ידנית.

3. Zoom out והפסקות יזומות

מכירים את זה שאתם יושבים על משהו כמו כתיבת דוח, הכנת מצגת, ניסיון לפתור בעיה מורכבת והפתרון פשוט לא עולה? בטוח קרה לכם.
הפתרון פשוט- תתנתקו! קומו מהשולחן, תכינו קפה, צאו למרפסת או החוצה, קחו אויר. תרעננו את המחשבות.
אם העניין לא דחוף, תחזרו אליו יום למחרת עם כוחות מחודשים ושכל רענן. כמה פשוט- ככה עובד!

4. פשוט אמרו לא!

נכון שאתם אנשים מאוד נחמדים ותמיד נכונים לעזור לכולם ולהקשיב לכל הצרות של כולם, אבל שימו לב שאתם לא נסחפים אחר משימות של אחרים במקום לטפל במשימות שלכם.
חשוב מאוד שברגע שמישהו מגיע אליכם עם בעיה, לא תמיד אתם אלו שתפתרו לו אותה ושתדעו לומר 'לא' או לפחות, לא עכשיו.
אם יתפנה לכם זמן, תסייעו, אבל אל תהיו אלו שפותרים לכולם את הבעיות שלהם ואתם נשארים שעות נוספות לסיים את המשימות שלכם.

5. חלקו למשימות קטנות וגדולות

ערכו רשימת משימות יומית, חלקו אותה למשימות קטנות וגדולות. התחילו במשימות הקטנות, וסגרו את הטיפול בהן מהר, לאחר שפיניתם מהדרך את הרעשי רקע הקטנים, התפנו בשאר היום למשימות הגדולות לפי דחיפות וחשיבות. לא תאמינו כמה תספיקו בשיטת העבודה הזאת.