3 כלים למשוב אפקטיבי

במאמר הקודם, דיברנו על 3 חששות הכי גדולים של מעסיקים בנוגע למשוב: דרישות מיותרות מצד העובדים, חיזוק אמונות לא קשורות למציאות של אותם העובדים, וכמובן היעדר תוצאה לטווח קצר.
המשותף בין החששות הללו הוא שמשוב עשוי להפוך במה לשיחה על תנאיי העבודה בלבד, ללא קשר לתוצאות העסקיות בפועל.

הצענו גם 3 כיווני חשיבה:

• הקשבה לעובדים- מעמיקה ומחוללת תוצאות.
• התייחסות לערכים ולתמונת עתיד רצויה לצד התייחסות לביצועים בפועל.
• חשיבה על מקורות מוטיבציה עפ״י דן פינק:

Mastery
Autonomy
Purpose

לפי גישה זו, העבודה עצמה, השתייכות לארגון מקצועי, שיש בו חופש פעולה ויוזמה, השתייכות לצוות יצירתי הם חלק מהתגמול.
במאמר הנוכחי, נבחן כלים פרקטיים. איך באמת להפוך את המשוב מדבר מכניסטי ו- must בארגון לאירוע שבאמת משפיע על ביצועים?
לפניכם 3 כלים שהופכים את המשוב לרלוונטי ומשפיע.

כלי מספר 1: הקשבה משפיעה

הקשבה היא מיומנות נרכשת שמטרתה לשנות תפיסות ולהשפיע.
מחקרים אחרונים מהללים את יכולת האנשים שמקשיבים לשנות מציאות באופן כמעט פלאי.

איך זה עובד?

המקשיב קשב עמוק, אפילו ללא מלים, שם לב לרגעים מסוימים ומסמן אותם, ובכך מפעיל את מערכת החיזוק החיובי (׳מה שאמרת עכשיו- משמעותי׳).
המקשיב קשב עמוק עשוי גם לשאול שאלות שעשויות להוקיר (זאת תוצאה מצוינת בהשוואה לשנה שעברה, איך הגעת לתוצאה הזו?), לבחון (אני רוצה לראות ביחד איתך איך אפשר בכל זאת לשפר את הביצוע)  לערער (האם באמת לדעתך זאת תוצאה טובה?)

כדי לפתח הקשבה מהסוג הזה, כדאי לתרגל טכניקה שנקראת Mindfulness. פירוש הדבר, לשים לב למה שקורה בגוף שלכם, למשל, כשמדברים על משהו שיש בו כאב ואנרגיה, הדופק עולה.
כאשר אדם חוזר על משפט אחד או שניים פעם אחר פעם, זה אומר שהמשפט הזה חשוב לו.
התעניינות כנה, תוך שאילת שאלות הבהרה  (למה התכוונת?) או סיכומים (אמרת ש... נכון?).
התעניינות היא אמצעי לבניית אמון. לפעמים, היא מספיקה.
אבל אם לא, בואו נשאל שאלות מעמיקות יותר. למשל, שאלות הקשורות לערכים.

כלי 2: ערכים

במאמר הראשון בסדרה, הזכרנו שאלות מכוונות עתיד ככלי משמעותי. בואו נראה על אילו שאלות לאיתור ולטיפוח ערכים אפשר לחשוב.
שאלות מבוססות ערכים יכולות להיות למשל שאלות הוקרה על העבר

• 3 הישגים שלך השנה
• מה בארגון 'עשה לך את השנה'?
• מקרה בו היית קרוב/ה ל'לוותר' אך לא עשית את זה בסופו של דבר
• מקרה בו יצרת משהו חדש... סייעת ללקוח... יזמת... שיפרת- עפ"י הערכים הארגוניים.

בנוסף, אני יוצאת מנקודת הנחה שבכל מקום כואב יש תשתית ערכית- אחרת, זה לא היה נוגע וסוג של 'עובר לידך'...
אז גם שיחה 'על מה את/ה מצטער/ת שלא עשית' 'רצית ולא קרה' היא שיחה בעלת משמעות.
ערכים הם אלה שבונים גשר בין עבר, הווה ועתיד- בין ביצוע, משוב והישגים עתידיים.

כלי 3- תגמול

חשוב להבין: אנשים מתנהגים כפי שהם מתוגמלים. הבעיה היא, שתגמולים כספיים הם רק סוג אחד של תגמול. יש תגמולים לא כספיים, לא פורמליים ולפיכך אולי בלתי נראים.
בואו ניקח למשל תגמולים חברתיים. כבר בשנות ה- 20 של המאה הקודמת, במחקרי הותורן, החוקרים שמו לב שעובדים האטו באופן מלאכותי את עבודתם (תגמול חברתי) כדי לא למצוא עצמם מפוטרים בסופו של דבר. גם כיום, רצון של צוות אורגני להישאר יחד עשוי לטרפד עבודה של פרויקט שלם.
אפילו קידום לתפקיד נחשק עשוי להיות קטלני אם התגמול העיקרי של אדם הוא עבודה hands on (תגמול אישי).
אנשים מוותרים על כסף כדי לעבוד בארגון שמעריך את פועלם, ארגון מיטב שפיתח תרבות ארגונית חיובית.

לכן, כדאי לחפש את מקורות המוטיבציה הפנימית של העובדים ולהפוך את העבודה בה ניתן למצוא את המקורות האלה לתגמול. למשל, יכולת לעבוד על פרויקטים משלך ב- 20% מהזמן הוא סוג של תגמול.
אופן הסתכלות נוסף מציעה כלכלה התנהגותית. באחד הניסויים שביצע דן אריאלי, התגמול (הגבוה, יש לומר), הוצע לאנשים upfront, כלומר, לפני הביצוע.
מסתבר שדווקא צורת תשלום כזו גרמה לאנשים סוג של ׳להצדיק׳ את התשלום באמצעות ביצוע.
זהו עיקרון פשוט של הדדיות שהוכח במחקרים רבים נוספים על שכנוע ומכירות. נתינה מעוררת מוטיבציה להחזיר.
תשלום היום על הצעת ייעול שתחסוך בעתיד היא עוד אמצעי כלכלי לתגמול נכון.
כך, אסטרטיגיית תגמול נכונה ומחושבת עשויה לשנות לטובה תרבות ארגונית.
לאור ׳ההתפטרות הגדולה׳ (הגזמה אמת? איני יודעת...), חוסר גדול בעובדים ולחץ למסור פרויקטים ללקוח, אפשר 'לשלם' באמצעות מקורות מוטיבציה.  

בואו נסכם

על מנת לקבל משוב אפקטיבי ושלא ישאר ברמת דרישות מהעובדים, אלא באמת פידבק אמיתי על תקופת העבודה, כדאי להשתמש ה-3 כלים:
1) הקשבה משפיעה- תקשיבו לעובדים שלכם, שימו לב לניואנסים, השתמשו בהוקרה, בחינה ועירעור, שאלו שאלות הבהרה ולא פחות, שאלות מעולם הערכים.
2) השתמשו בשאלות מכוונות מעולם הערכים: הישגים, התגברות על קשיים ואתגרים, חרטות מקצועיות וכו'.
3) תגמול- לא תמיד התגמול שהעובד מחפש הוא רק תגמול כספי, אלא חפשו את מקור המוטיבציה הפנמי של העובד, ישנם תגמולים חברתיים, תגמולים ברמת התפקיד והאחריות, תגמולים שגורמים לעובד להרגיע מוערך ומשפיע ועוד'.

במאמר השלישי והאחרון, נבדוק את החלקים הטכניים יותר של שיחת המשוב: חיובי או שלישי, ממוחשב או ידני, פעם בשבוע, בחודש או בשנה.

המאמר נכתב בשיתוף יעל אוספובט, יועצת אירגונית המלווה ארגונים ומנהלים (בעיקר, בחברות הייטק ובמפעלים תעשייתיים), לצמיחה, דיוק פנימי והגשמת הפוטנציאל המקצועי.