ניהול צוותי עבודה גלובליים

לנהל אנשים זה לא פשוט.

לנהל אנשים אשר נמצאים במקומות שונים ולא תחת אותה קורת גג משרדית זה עוד יותר מאתגר.
לנהל אנשים, שנמצאים במקומות שונים גיאוגרפית ועליהם לעבוד תחת הסטנדרטים של ארגון שנמצא פיזית במקום אחר, ולפעמים גם במדינות שונות, כשהעובדים מדברים שפות שונות, זה אחד האתגרים הגדולים ביותר של כל חברה שפועלת במגרש העסקים הגלובלי.

וגם עבור חברה ישראלית למהדרין שיש להם עובדים דוברי ערבית/אנגלית/רוסית/אמהרית/מחקו והוסיפו בהתאם למה שקיים אצלכם.
האתגרים לא נובעים רק מהצורך לדעת שהעבודה נעשית על פי היעדים הכלליים של הארגון, אלא גם מכך שמנהלי משאבי האנוש חייבים לוודא מעל לכל ספק כי העובדים מבינים את המטרות של הארגון, מבינים את תהליכי העבודה, מבינים את הזכויות והחובות שלהם, מבינים את התקנים אליהם הם חייבים לציית וכי הם מחוברים לערכים והתרבות הארגונית של הארגון.

הדרך לגן עדן

חברות רבות מפיקות תוכניות אתיקה ארגונית, כותבות נהלים מסודרים המופצים בכל אמצעי התקשורת הפנים-ארגוניים האפשריים וכל זאת מתוך מטרה לחבר את האנשים וליידע אותם על מה מצופה מהם, גם מהבחינה התפעולית והגדרת היעדים העסקיים וכמובן הדרישות האתיות, כחלק מתוכניות הדרכה תקופתיות.

אך במקרים רבים הדרך לגן העדן משאבי האנוש הזה רצופה בכוונות טובות שלא מתממשות כמו שצריך.
הגורם העיקרי לכך הוא מחסום השפה.

וזאת מתוך ההנחה השגויה כי העובדים יוכלו לקבל את כל המידע הנדרש בשפה אחת ולפעול בהתאם למה שנדרש מהם.
אך מה שנוח למפיקי תוכניות ההדרכה ולמנסחי הנהלים לא בהכרח נוח לעובדים עצמם.
בין אם העובדים ישראלים אך שפת האם שלהם היא ערבית, רוסית, אמהרית וכיו"ב ואין אם העובדים פזורים בעולם ומדברים את השפה המקומית שלהם.

בונים אמון

כך, במקום לייצר תקשורת בונה וברורה, נוצר לו מחסום שגורם במקרים רבים למהומה ולבזבוז משאבים ארגוניים יקרים מערך – לא רק כספיים, אלא גם משאבי זמן, בזבוז תשומות ייצור ופיתוח ואף לתחלופת עובדים גבוהה שמייצרת נזק גדול ליכולת של הארגון להתמודד בכל שוק תחרותי.
אך התאמת השפה אינה מתמצה בתרגום בלבד. נדרשת התאמה מלאה ויכולת ניהול תוכן מקיפה על מנת לאפשר הנגשה מלאה של תכני משאבי האנוש לעובדים.
והנה הסיבות מדוע:

1. שפה מייצרת אמון. כאשר תכני משאבי האנוש שלכם (ובכלל) מותאמים בצורה מלאה לעובדים שלכם, אתם מגבירים את רמות המעורבות של העובדים שלכם, אשר מרגישים כי "מדברים אליהם בשפה שלהם", ושהם משמעותיים לארגון שדואג לדבר אליהם בשפה שלהם. רק תחשבו על היתרונות העצומים שארגון זוכה להם כאשר נוצרות רמות אמון גבוהות בארגון.
2. מניעת טעויות – כאשר עובד שולט בשפה שבה הוא קורא את ההנחיות יש ירידה דרמטית בטעויות העלולות לנבוע מאי-הבנה. פה לא מדובר אך ורק על האספקט של ניהול אנשים, אלא גם על התזרים הכספי של הארגון, מכיוון שטעויות לרוב עולות כסף. והרבה.

חווית משתמש

חשוב להבין – תרגום אינו התאמה – תרגום מתייחס לכך שהטקסטים בשפת היעד ישקפו בצורה נכונה ומדויקת את הניסוחים שיש בטקסט המקור. אך תכני משאבי אנוש מגיעים לעיתים רבות בתצורה דיגיטלית, כגון קורסים מקוונים, מצגות, דיוור אלקטרוני, חוברות הדרכה, וגם באפליקציות פנים-ארגוניות. ולכן יש להטמיע תהליך לוקליזציה שלם, אשר כולל ניהול תוכן גלובלי שיאפשר סטנדרטיזציה של מונחים והעדפות סגנון ארגוניות ספציפיות, תהליכי בדיקה מקדימה כי התוצרים הדיגיטליים מונגשים מבחינת הויז'ואל שלהם לקהלי היעד כך שתהיה חווית משתמש מקומית המונגשת להרגל השפה של קהלי היעד ותהליכי ניהול תוכן נוספים אשר יאפשרו לכם לנהל בצורה מיטבית את כל האופרציה הזו, גם מבחינת איכות עבודה, גם מבחינת לוחות זמנים וכמובן מבחינה תקציבית.

אז איך עושים את זה?

פשוט. מטמיעים תהליכי לוקליזציה פנים-ארגונית.

1. מתחילים ממיפוי התכנים שיש להתאים אותם – חוזי עבודה, קורסים דיגיטליים, אפליקציות פנים-ארגוניות וכדומה, עבודה נכונה על קבצים יכולה לחסוך זמן יקר וכסף. 
2. מגדירים עדיפויות וסדר עבודה על מנת לבזר את ההשקעה התקציבית.
3. מרכיבים צוותי עבודה מקומיים אשר יוכלו להיות יועצי מינוח ביניכם לבין חברת התרגום וניהול השפה מולה אתם עובדים. 
4. בעזרת חברת התרגום שלכם, בונים מילון מונחים ארגוני אשר יאושר על ידי יועצי השפה הפנימיים שלכם וישמש בתור עמוד השדרה של כל התרגומים העתידיים. כך תוכלו לקבל תרגומים המותאמים אישית לארגון שלכם ולוודא כי אותם מונחים יוטמעו בצורה נכונה ומדויקת בכל התרגומים שלכם, ליצירת סטנדרט שפה ארגוני אחיד ועקבי.
5. כאשר כל הנ"ל מוכנים – תהליך התרגום השוטף יהיה פשוט יותר, מדויק יותר, עם פחות באגים תוך ניהול תוכן מדויק ועקבי.
6. תהליכי QA והתאמות גרפיקה – כאשר מדובר על קובצי Word, פריסת הטקסטים תותאם לשפה. אך כאשר מדובר על פלטפורמות דיגיטליות או גרפיות מורכבות, חשוב לייצר תהליכי QA על מנת לוודא כי הטקסטים המתורגמים גם נראים כמו שצריך במערכות עצמן או בקבצים הגרפיים ולאפשר את אותה חווית משתמש מקומית שתאפשר תשומת לב טובה יותר לתכנים שלכם.

זכרו שבסופו של דבר אתם רוצים ליצור תקשורת ברורה, זורמת ומובנת לאורך ורוחב הארגון. כמו שאתם מנהלים את תהליכי העבודה האסטרטגיים האחרים של החברה  (שיווק, פיתוח, ייצור, פיננסים וכיו"ב), כך גם חשוב לנהל את התהליכים שמאפשרים לארגון כולו להיות כוורת שעובדת בתיאום וסינכרון מלא.

המאמר נכתב בשיתוף חברת BlueLion המספקת פתרונות שפה מתקדמים, החל מתרגום מקצועי ועד לפתרונות לוקליזציה וניהול אסטרטגיית שפה.