דקה מ-2024 וחשבת להסתפק בשעון נוכחות מקומי?

שעון נוכחות- כן, כן, זה שמחכה לעובדים בבוקר בכניסה למשרד ובסוף היום כשהם יוצאים הביתה.
השוק מציע מגוון מאוד רחב של שעונים שמבצעים את הפעולה הפשוטה הזו, אך, האם זה מספיק?

השינויים החלים בשנים האחרונות באופי העבודה, דרישות וזכויות העובדים, נדרשים בעלי עסקים למצוא פתרונות מתאימים ומתקדמים יותר לניהול נוכחות העובדים.
ניהול נוכחות עם שעון פשוט, כזה שלא מעביר נתונים און ליין ושהנתונים מתקבלים בטבלת אקסל ארוכה, מאלץ את המהנהלים וחשבי השכר לעבוד על נתוני המשכורות שעות ואף ימים באופן ידני. 
הפתרונות טכנולוגיים הקיימים של שעוני נוכחות מתקדמים, מאפשרים למנהלים גמישות בניהול העובדים הנחוצה להם וחיסכון אמיתי בזמן ומשאבים.

פתרונות מתקדמים להחתמת נוכחות

קיימים היום גם שעונים המתחברים באמצעות רשת האינטרנט אל מערכת הנוכחות בענן. חיבור בענן פירושו, שהנתונים והמידע של המערכת נמצאים על שרתים חיצוניים ולא בשרת או מחשב מקומי בבית העסק.

אפשרויות החחתמה הינן:

• שעון נוכחות ביומטרי (טביעת אצבע או זיהוי פנים)
• אפליקציית דיווח נוכחות
• דיווח אינטרנטי
• דיווח טלפוני

החיבור אל מערכת הניהול נעשה באמצעות כניסה לאתר עם שם משתמש וסיסמה
ממש כמו שאנחנו מתחברים לחשבון הבנק, קופת החולים או אפילו חשבון הפייסבוק שלנו. העובדים מדווחים באמצעות אחת האפשרויות שצויינו קודם. כך, הנתונים מתעדכנים למערכת הניהול בכל רגע נתון.
עבודה עם מערכת ניהול מאפשרת ניהול גמיש יותר ובמקביל בקרה גבוהה יותר על השעות.

הנה 5 סיבות עיקריות למה כדאי לעבור משעון נוכחות מקומי למערכת ניהול שעון נוכחות בענן:

• עבודה מהבית – בשוק התעסוקה המתפתח כיום, יותר ויותר עובדים ממשיכים לעבוד מהבית גם אחרי שעות המשרד ולעיתים לא מגיעים למשרד כלל והעבודה כולה נעשית מהבית.
  ניהול הנוכחות של עובדים עם פתרונות החתמה מרחוק הופכים את העניין לפשוט ביותר. העובדים יכולים לדווח באפליקציה, אינטרנט או טלפון, הכל מתועד ומסודר וכל הנתונים מתעדכנים במערכת ברגע האמת.

• דיווח משימות גם מהשטח– בחברות פרוייקטליות שימוש במודול משימות מתוך מערכת הנוכחות, היא פתרון מהיר וקל לבקרה אחר יעילות של עובד וריווחיות פרוייקט או לקוח. ניהול באמצעות משימות מאפשרת למנהל תמונת מצב על התקדמות הפרוייקטים וביצועי העובדים בכל רגע נתון ובכך הרבה יותר שליטה על הנעשה בחברה.

• קבלת דיווחים והתראות – ניהול על פי צורך ומותאם אישית. קיימת האפשרות לקבלת התראות למייל או לנייד על אירועי מערכת שהוגדרו מראש כגון: איחורים, שעות נוספות, ימי מחלה, הוספת קובץ ועוד. קבלת ההתראות יתקבלו במועדים שהוגדרו על ידי המנהל.

• צפיה בדוחות הנוכחות ושליחת אישורים על ידי העובדים – מתן אישור לעובדים לצפייה בדוחות הנוכחות שלהם מאפשר שקיפות המעלה את האמון בין ההנהלה לעובדים. בנוסף, אם ניתן לעובדים גם אישור עריכה, עובדים יכולים לצרף לדיווח אישורים כגון: אישור מחלה, מילואים, חופשה ועוד.
  כל אלו מורדים מהמנהל התעסקות שיכולה להיות מאורגנת כבר ברמת העובד. כמובן, ניתן להגביל כל עריכה בכפוף להוספת הערה (סיבת העריכה).

• הכנה לשכר בלחיצת כפתור – הקלדה ידנית של השעות או קבלת דוחות אקסל מאריכים ומסרבלים את עבודת השכר ופותחים פתח לטעויות אנוש.
  ניהול הנוכחות במערכת שבה הנתונים מוזנים אוטומטית ואון ליין, כאשר כל חישובי השעות כבר בדו"ח הנוכחות כגון: שעות נוספות, נסיעות, בונוסים, צריך רק ללחוץ על כפתור והדיווחים עוברים למערכת השכר להפקת התלושים.

מגיע לך הרבה יותר מסתם שעון

לסיכום, אין סיבה להסתפק בשעון מיושן שמייצר יותר עבודה מאשר חוסך. ארגון שרוצה שליטה וניהול מכל מקום, פחות עבודה ידנית ויותר תהליכים שמתבצעים באופן אוטומט, כדאי שיתקדם לניהול נוכחות במערכת מתקדמת בענן עם כל אפשרויות ההחתמה הקיימות היום בשוק.