שעון נוכחות, מערכת נוכחות ומה שבניהם

מה ההבדל בין מערכת נוכחות לשעון נוכחות ואיך זה קשור לניהול עובדים?
תחום הנוכחות בשנים האחרונות מוצף במידע ומגוון רחב של שעונים ומערכות.
בעלי עסקים קטנים ובינוניים, לעיתים אובדים בכמות הפרטים והמידע אל מול הצרכים של העסק.
בכדי להפוך את הנושא להרבה יותר פשוט נסביר את תפקידם של שעוני הנוכחות והמערכות ועל אילו דברים חשוב לשים לב.

אם רכשת שעון נוכחות בסיסי אז תפקידו ויכולתו של שעון הנוכחות לבצע שמירה של נתוני החתמת הכניסה והיציאה של העובדים.
בעבר היו בעיקר שעונים פיזיים עם כרטיסי נייר הנתנו פתרון מתאים לאותו זמן.
עם התקדמות הטכנולוגיה, פותחו פלטפורמות חדשות שהחליפו את שעוני הנייר כגון: שעונים ביומטריים (טביעת אצבע וזיהוי פנים) שעונים אינטרנטיים, טלפוניים ואפליקציות לדיווח נוכחות.
בשעוני כניסה ויציאה לא ניתן לבצע ניתוחים לסוגי השעות, כמו שעות נוספות, משמרות לילה ועוד, אלא רק לתעד את השעות של כל עובד.
ישנם שני סוגי שעונים: שעון המחובר לרשת האינטרנט ושעון ללא חיבור רשת.
בשעון ידני, אחת לחודש, בזמן הכנת המשכורות, יש לייצא את נתוני שעות העובדים מתוך השעון ולפתוח בתוכנה מתאימה.
בשעון ללא חיבור לרשת, ניתן לייצא את המידע בעזרת דיסק און קיי שמתחבר למכשיר הפיזי ופתיחה במחשב עם תוכנת אקסל. לאחר הוצאת המידע, על חשב השכר לסדר לכל עובד את דוח השעות ולהכניס את המידע לתוך מערכת השכר.
שעון עם חיבור לרשת האינטרנט - מאפשר העברת המידע באופן אוטומטי בכל זמן נתון ושעות העבודה ניתנות לצפייה באון ליין. העברת הדוחות החודשיים של העובדים למערכת השכר מתבצעת בסינכרון של המערכת.

מערכת הנוכחות תפקידה לשמור, לעבד ולנתח את המידע שמגיע משעון הנוכחות.
ניהול דוחות וחוזי עבודה מורכבים הם מרכז המערכת ומאפשרים למנהל המערכת גמישות רבה יותר בניהול הנוכחות והייצוא למערכת השכר.
מערכת נוכחות יודעת לשלוח התראות למייל ולנייד של מנהל המערכת על אירועי מערכת שהוגדרו ומאפשרת טיפול ברגע הנתון.
בנוסף, גישה של העובדים אל דוחות הנוכחות שלהם, מאפשרת שקיפות מולם והרגשת ביטחון גדלה. כמו כן, העובד יכול לעדכן בעצמו חופשים, ימי מחלה מילואים וכדומה ואף לצרף את המסמך המתאים לאישור המנהל.
חלק אחרון ולא פחות חשוב, נוחות המערכת. יש בשוק לא מעט מערכות נוכחות, אחד הדברים שחייב לבדוק לפני רכישה הוא שהמערכת שתהיה ידידותית למשתמש, אינטואיטיבית ומהירה.

כשכל דקה יקרה וחשובה לך, אנו ממליצים לפעול באופן הבא:

• על מנת לחסוך בעלויות ומשאבים, יש לרכוש שעון ומערכת יחד.
• הפתרונות המגוונים הקיימים בשוק לא מחייבים שעון נוכחות פיזי ביומטרי המותקן בבית העסק, ניתן להשתמש בפתרונות אחרים, כמו: שעון טלפוני, אינטרנטי ואפליקציה שזולים ונגישים יותר.
• קיימות מערכות רבות בשוק, יש לבדוק ולהתנסות לפני שבוחרים מערכת שתנהל את המשאב היקר ביותר בעסק שלך.
• יש לבדוק שהמערכת עונה על כלל הצרכים של העסק החל מניהול חוזים, התראות ונוחות עבודה.
• אם שימור עובדים נמצא גבוה בסדרי העדיפויות שלך, אז שקיפות מול העובדים, דוחות נוכחות חודשיים חשופים מולם.

למקאנו כל פתרונות הדיווח של שעוני הנוכחות הקיימים בשוק ובעיקר מערכת חכמה, הלומדת את נתוני השימוש של האירגון ומציעה כלים ופתרונות להתייעלות אמיתית באירגון.
מערכת מקאנו,מתקדמת, אינטואיטיבית וקלה לתפעול, המאפשרת שליטה מלאה וגמישות מירבית.