ההחלטה לפתוח עסק נחשבת לאחד הצעדים המשמעותיים ביותר בחיים. להחלטה זו משמעות רבה שכן היא משפיעה על כל ההיבטים בחייו של היזם.
– גם על הצד העסקי, על הפרנסה, על המשפחה, על תחושת המימוש וההגשמה העצמאית ועוד.

המשמעות הכבדה של פתיחת עסק מהצד הניהולי מצריכה מהיזם הבנה עמוקה ביכולת לשלב ולנהל מספר פלטפורמות במקביל.
הדרישה לעמוד בחזית הטכנולוגיה לצד יכולת ניהול גבוהה מצריכה מהיזם משאבים רבים.
כיום פועלות בארץ מערכות רבות המאפשרות כל אחת, לתת ליזם כלי מקצועי לניהול חלק מסוים בעסק.
למשל חברות רבות מספקות מרכזיות טלפוניה באינטרנט, קלות ופשוטות לתפעול. תוך מספר דקות לכל עסק יש מרכזייה מקצועית ללא צורך בפיתוח ותפעול של שרתי טלפונייה מורכבים.
כך גם בעולם השכר וניהול שעות העבודה.
כמות החוקים והתקנות שעסק חייב לעמוד בו היא רבה. קבלת החלטה איזו מערכת לרכוש לעסק היא לעיתים מבלבלת ועסקים נוטים לוותר על ניהול מקצועי של שעות העבודה מחוסר הבנה של הכרחיות המערכת.

אז בשעה טובה הקמת עסק ויש לך עובדים. מזל טוב!
חשוב להיות קשובים לצרכי הארגון ולשים לב לסימנים חשובים כי קל מאד להיבלע לעבודה.
אז אם נתקלת ב-7 הסימנים הבאים, עליך להבין כי על מערכת שעון נוכחות אסור לך לוותר!

נתחיל מהסימן ה-1 והבסיסי, יש לך עסק ועובדים, משמע, החוק (תיקון 24 א לחוק הגנת השכר) מחייב לתעד ולשמור את שעות העבודה ודוחות הנוכחות ל-7 שנים.
גם על העובד שעבד רק חצי יום, גם על העובדת שעזבה לפני חודש.

אז נכון, אפשר בהחלט יכול לנהל זאת עם דפים מודפסים, קלסרים וטבלאות אקסל וזה מוביל אותנו לסימן מספר 2 – תיעוד ידני של עובדים.
תיעוד ידני גורר אחריו את התופעה "עיגול שעות". תופעה זו מתרחשת לא בהכרח מפני שאנשים רמאים, או רוצים "לגנוב את הבוס", אלא מפני שהם לא מייחסים חשיבות בכתיבת השעה המדוייקת ונראה יותר "נעים לעין" לכתוב שעה עגולה.
ניתן דוגמא, רמי עובד בין השעות 09:00-18:00, היום רמי הגיע לעבודה ב09:06 ויצא מהעבודה ב17:53, בדו"ח הנוכחות שלו רמי יכתוב את שעות התקן העגולות שנקבעו לו, אבל העסק שלך הפסיד 13 דקות עבודה, נכפיל את זה במספר ימי העבודה ומספר העובדים והרי לך – שעות עבודה שהעסק משלם עליהן כאשר העובדים אינם בעבודה.

נמשיך עם סימן מספר 3, הגשת דו"ח הנוכחות, כמה פעמים הרגשת במרדף אחרי העובדים שיגישו בזמן, במיוחד אם יש עובדי שטח. שלחת תזכורות ותיקונים ועוד תזכורת, שכן על הדוחות חייבת לעבוד חשבת השכר בהנה"ח להכנת המשכורות.
ואם דיברנו על הנה"ח, הגענו לסעיף מספר 4, זמן הכנת משכורות. כאשר הנה"ח מקבלת את הדוחות באופן ידני, היא צריכה להקליד את הנתונים באופן ידני, דבר שמוביל לטעויות הקלדה, שגורמות לטעויות בתלושי השכר. בנוסף, זמן הכנת המשכורות ארוך באופן משמעותי מאשר עם מערכת אוטומטית.

טעויות בתלוש יכולות להתבטא שני אופנים, אם טעו לרעת העובד, זה ממרמר אותו ועל חשבת השכר לעבוד שוב על המשכורת.
אם הטעות הייתה לרעת בית העסק, יכול להיות שאף אחד לא יעלה על הטעות והפסדת כסף.

הסימן הבא – מספר 5, חריגה בשעות נוספות, אם הגעת למצב שרק בזמן חתימה על תלושי השכר, נחשף בפניך כמה שעות נוספות העובדים שלך עבדו החודש, ושזה הרבה מעבר למה שתכננת לשלם, העסק שלך חוסר שליטה לגבי כמות שעות העבודה.

דבר נוסף שאולי לא חשבת עליו, מוביל אותנו לסימן מספר 6, פיקוח ממשלתי על זכויות עובדים.
כיום משרד הכלכלה (משרד התמ"ת לשעבר), מבצעים בדיקות פתע בבתי עסק, לוודא שמירה על זכויותיהם של העובדים.
עסק שלא מבצע תיעוד של שעות העבודה ושמירה על חוק שעות העבודה ומנוחה, חשוף לקנסות כבדים.

שזה מציב לנו כאן את סימן מספר 7- תביעות עתידיות מצד העובדים.
העובדים היום מאוד מחוברים ומודעים לזכויות שלהם ויש עשרות עמותות שעוזרות להם לשמור ולהגן על זכויותיהם.

אחרי שעברנו על 7 סימנים בוא נראה מה נותנת לך מערכת נוכחות מקצועית ומנצחת:

דוחות מפורטים וניתוח פרודוקטיביות העובדים.
מעקב יעיל אחר שעות העובדים בכל זמן ומכל מקום ותיעוד ל-7 שנים.
ניהול הסכמי עבודה מורכבים ועבודה לפי משמרות.
מערכת התראות מוגדרות מראש (כגון: חריגה בשעות נוספות, איחורי עובדים).
מערכת נוכחות וניהול משימות במקום אחד.
עמידה בחוק הגנת השכר תיקון 24.
המערכת מתממשקת עם כל תוכנת שכר הקיימת בשוק.
ממשק ידידותי קל ונוח לשימוש.

נסכם!
מערכת נוכחות מביאה לעסק שקט לניהול הנושאים החשובים באמת.
כאשר כל המערכת פועלת באופן אוטומטי, יש לך שליטה מלאה ויכולת קבלת החלטות בתחום זה נעשית ממקום של ידע.
כמו כן, חיסכון אדיר בזמן עבודה של חשבת השכר, המנהלים ושלך וכמובן, חיסכון כלכלי משמעותי.
התנהלות אוטומטית מביאה רוגע גם לעובדים שיודעים שהכל מתנהל בצורה חלקה ומקטין מאוד את הסיכוי לטעויות בתלוש השכר.

אז קדימה, אנחנו מחכים ללוות אותך בתהליך הראשוני ללא עלות ועם הרבה סבלנות.

נסו אותנו עוד היום.