5 טעויות בניהול השעות שעולות לך הרבה!

על פי ניתוח שנערך ע"י חברת CofaceBdi רק  בשנת 2017,  מתוך 10 עסקים שנפתחו 9 נסגרו. 
בעלי עסקים נמצאים בחיפוש מתמיד מאיפה להביא את הלקוח הבא, איך אני מביא יותר לידים למחלקת המכירות שלי, איך אני יכול לחסוך בהוצאות של העסק. 
המאבק של בעלי העסקים לשרוד בשוק הלא פשוט בישראל מחייב אותם לעשות מינימום טעויות אחרת ימצאו את עצמם מחוץ למשחק מהר מאוד.
לפניכם 5 טעויות בגזרת נוכחות העובדים בעסק שעושים בעלי עסקים רבים, שאם תימנעו מהן תוכלו לחסוך הרבה מאוד כסף.

1. אי עמידה בחוק: תיקון 24 לחוק הגנת השכר שנכנס לתוקף בפברואר 2009, קובע, שבאחריות העסקים לנהל רישום שעות מפורט עבור כל העובדים. הפרת החוק תחשוף את המעסיק לתביעות בסדרי גודל של עד מאות אלפי שקלים.

רק בחודש מרץ 2018 , בעל עסק חוייב לשלם לעובד שפוטר פיצויים על סך של כ- 100 אלף שקלים על ידי בית הדין לעבודה בתל אביב.

השופטת קבעה, כי הנטל להוכיח את תנאי העבודה של העובד הוא חובתו של המעסיק והוא לא עמד בו. המעסיק מחוייב על פי חוק לנהל רישום שעות עבודה, ומשאין שעון נוכחות בעבודה, גרסת העובד לעניין זה תתקבל באופן מלא.

2. רישום שעות ידני: כאשר בעל עסק מבקש מהעובד לרשום את שעות העבודה שלו (או אפילו אם בעל העסק רושם בעצמו) באופן ידני וללא מערכת אלקטרונית, על פי רוב, השעות ירשמו באופן לא מדוייק ויתבצע עיגול השעות. לצורך העניין, אם עובד התחיל את יום העבודה בשעה 09:06 וסיים בשעה ב17:57, נוכחותו תרשם מ-9:00 עד 18:00. 

ברוב המקרים יתבצע 'עיגול שעות' שיוסיף כ-5 עד 10 דקות בממוצע לעובד ביום. מצב זה יכול לקרות ממגוון סיבות כגון: רישום מאוחר, זלזול 'בעוד דקה או שתיים' או אפילו כי שעה עגולה נראית לנו נעימה יותר לעין. 

תופעת "עיגול שעות" עולה למעסיק לא מעט כסף. קחו לדוגמא עסק קטן שמעסיק חמישה עובדים, המשתכרים 35 שקל לשעה ועובדים חמישה ימים בשבוע, מפסיד בממוצע כ-640 ש"ח בחודש שמצטברים לכ-7,700 ש"ח בשנה. סכום משמעותי ביותר במיוחד עבור עסק קטן.

3.חוסר בבקרה, ניהול ודוחות: כאשר אין רישום אלקטרוני והנוכחות מבוקרת באופן ידני, עלולות להתרחש הפרות זכויות עובדים כגון: עובד נכנס לשעות נוספות שלא ירשמו מסודר, עובד לא קיבל מספיק מרווח מנוחה בין משמרות, עובד חרג מתקן השעות המותרות בחוק ועוד.

מערכות הנוכחות המתקדמות היום יודעות לעבד את נתוני הנוכחות ולהתריע מפני הפרות חוקי עבודה למנהלים ולגורמים רלוונטיים אחרים בעסק (כמו חשבי השכר ומנהלי מש"א) שיחסכו למעסיקים כסף רב ויעניקו להם שקט נפשי ושליטה מלאה במתרחש בעסק.

מערכת ההתראות שולחת הודעות ישירות לדוא"ל. ההתראות יציגו למעסיק תמונת מצב מדויקת על נוכחות העובדים ויאפשרו לו להימנע ממצבים של הפרת זכויות עובדים ותשלום נוסף שלא לצורך.

4. זמן משכורות- הרבה זמן! : כאשר הרישומים מנוהלים בצורה ידנית, אנו מוסיפים עבודה גם לחשבת השכר. חשבת השכר צריכה להקליד באופן ידני את הנתונים של כל העובדים, כולל חופשים, ימי מחלה, שעות נוספות, חוסרים ועוד לתוך מערכת השכר במקום שאלו יעברו באופן אוטומטי תוך שניות.

הקלדה ידנית עלולה להביא לטעויות הקלדה, טעויות בשכר, מרמור של עובדים כתוצאה מטעויות במשכורת ולשעות עבודה נוספות של חשבת השכר בהפקת תלושי השכר. כמובן, שאם יש טעויות  יש צורך להשקיע שעות רבות בתיקון התלושים.

5. ניהול משימות- יש לכם?  אם המעסיק או מנהל אחר לא יודע מי עבד ומתי על פרויקט מסוים, איזו מחלקה אחראית על כל חלק בפרוייקט, כמה שעות הוקצו לאותו פרוייקט, כיצד יוכל  לקבל נתונים שיאפשרו למעסיק לנהל בקרה ולהסיק מסקנות לייעול תהליכי העבודה?

עבודה לא יעילה וכאשר העובד לא יודע בדיוק מה מצופה ממנו ואילו משימות משוייכות אליו, סביבת העבודה מעודדת אבטלה סמויה ועולה לעסק הרבה כסף.

מערכת נוכחות של מקאנו אחראית על תיעוד הנוכחות מלא של כלל העובדים ומעניקה שקט מפני חשיפה לתביעות,מערכת טובה מאפשרת התייעלות ארגונית וחיסכון בזמן רב ומשאבים של העסק.  למנהלים לוח בקרה המאפשר ניתוח מעמיק עם כל המידע הרלוונטי עבור העסק: דוחות נוכחות עם חישוב שעות נוספות, זמני הפסקות, חיתוך שעות בהתאם למשמרות (כולל כיסה למשמרת לילה), כולל חגים וימים מיוחדים, ניהול בונוסים, נסיעות וכו'. כמובן, שאת כל המידע ניתן לייצא ממערכת מקאנו בסנכרון מלא ישירות למערכות השכר השונות הקיימות בשוק להפקת תלוש השכר במהירות ובדיוק חסר תקדים של שעות העבודה בפועל. יתרון נוסף וחשוב לא פחות, אם בעבר שעון נוכחות היה מעורר בקרב העובדים תחושה ש"עוקבים אחרי", היום המערכת מעניקה פתרון משולב למעסיק ולעובד, המאפשרת גם לעובד שליטה ובקרה מלאה בדו"ח הנוכחות שלו ומניעת טעויות וחיסורים בתלוש השכר. לעובדים יש אפשרות לגשת בכל עת לדו"ח הנוכחות שלהם, להשלים היעדרות, להוסיף אישור מחלה, לבקש חופשה עתידית ואפילו לעדכן הערה מדוע איחרו לעבודה.